Du kan finde fleksskema som HR-afdelingen har udarbejdet her.
Spørgsmål 1:
Skal flekstidsskema i ITS anvendes?
Svar:
Ikke nødvendigvis, det er op til din nærmeste leder at afgøre, hvorvidt der løbende skal følges op på flekstidsskema, og i så fald hvilket registreringsskema, der anvendes.
Såfremt du vælger at anvende et andet skema, skal dette besluttes i samråd med din nærmeste leder, og i så fald er det dit eller din leders eget ansvar at klargøre dette til brug i det kommende år.
Overskudsstimer må ved månedens udgang ikke overstige 37 timer, og underskudstimer må ikke overstige 10 timer med mindre andet konkret aftales med nærmeste leder.
Spørgsmål 2:
Hvad skal jeg være opmærksom på ved anvendelse af HR-standardskemaet?
Svar:
Du skal være opmærksom på følgende forhold:
1) Du klargør skemaet til brug ved at indtaste din plus- eller minus-saldo fra det foregående år i celle L22, som er markeret med rød.
2) Du klargør skemaet til brug ved at skrive normal arbejdstid fra 8.00 – 15.30 ind for hele måneden på alle hverdage (8.00 – 15.00 for fredage) i kolonne D og E.
3) Du kan udføre punkt 2 og klargøre for den indeværende måned eller for hele året i alle fanerne, hvis du ønsker det.
4) Når du har udført punkt 2 for måneden og evt. punkt 3 for året, tæller din saldo i bunden af arket (celle L56 for januar-fanen) til samme saldo, som du har indtastet fra foregående år i celle L22.
5) Efter hver dag justerer du så start- og sluttid for den pågældende dag i kolonne D og E, hvis det afviger fra normal arbejdstid.
6) Kommentar: kolonne M kan anvendes til at beskrive f.eks. hvilke opgaver, du arbejder med uden for normal arbejdstid, hvis det giver værdi til eget brug, eller din leder efterspørger dette. Desuden kan kommentarfeltet anvendes til bemærkninger, som fremgår i kolonneoverskriften i kolonne M.
8) Ved nedsat arbejdstid: linje 12-16 skal udfyldes hver måned, for at skemaet virker.
Spørgsmål 3:
Hvordan noterer jeg, hvis jeg er syg, har barn syg eller holder en fridag/omsorgsdag?
Svar:
Fravær på nær afspadsering noteres kun i kolonne N-S, hvorfor du derfor skal lade normal arbejdstid fra 8.00 – 15.30 stå uændret, og så sætte kryds i relevant fraværskolonne. SF-dag står for særlig feriedag.
Spørgsmål 4:
Hvordan oparbejder jeg eller nedbringes flex?
Svar:
Oparbejdning af +flex-timer kan ske på følgende 2 måder:
1) Du noterer en længere arbejdsdag end normalen, f.eks.: hvis du påbegynder dit arbejde kl. 7.00 og stopper kl. 15.30, oparbejder du din fleks saldo med +1,00 timer i kolonne H.
2) Du arbejder i weekend, på helligdage eller om aftenen, altså uden for normal arbejdstid. Aftenarbejde noteres i kolonne I og J, og +fleks-saldo herfra udregnes i kolonne K. Weekendarbejde eller arbejde på helligdag noteres i den pågældende linje, som er farvemarkeret med grå for weekend og anden farve for helligdage. Alle registreringer på disse dage giver +fleks-saldo i arket.
Nedbringning af fleks via afspadsering kan ske på følgende 2 måder:
A) Hvis du f.eks. afspadserer 2 timer i løbet af en arbejdsdag, noterer du enten start på dag til kl. 10.00 eller slut til kl. 13.30 i kolonne D til E. Hvis afspadsering sker f.eks. via 2 x 30 min på forskellige tidspunkter på dagen, angiver du start eller sluttid, så det passer med 60 min. mindre arbejdstid på den dag = -60 min. på din fleks-saldo. Du kan evt. i kommentar kolonne M tilføje, hvornår du på dagen har lagt de 2 x 30 min afspadsering, hvis det er relevant til eget brug, eller din leder ønsker denne detaljeviden.
B) Hvis du f.eks. afspadserer en hel dag, angiver du starttid til kl. 8.00 og sluttid til kl. 8.00 i kolonne D og E, så udregner din fleks-saldo -7,5 timer (-7.0 timer på fredage). Sluttid skal angives til kl. 8.00, da medarbejderen ikke skal stå til rådighed i frokostpausen på afspadseringsdage, som man skal på en normal arbejdsdag grundet den arbejdsgiverbetalte frokost.