Indkøb og økonomi

Indkøb og økonomi

• +

  1. Indkøbssystem

  Bestilling af varer i ERP

  Teamleder/leder bevilger indkøbet og opretter en disponering i ITS's disponeringsark for den enkelte afdeling. Disponeringsnummeret anvendes i ERP som varebeskrivelse, så vi altid har mulighed for at identificere indkøbet ifm. afstemning af faktura.

  I ERP vælges varen.
  De enkelte indkøb foretages ud fra de forskellige guides. 

  Teamleder/leder godkender bestillingen i i ERP.

  Rekvirent (bestiller) foretager varemodtagelse, når varen er modtaget.

  For adgang til at indkøbe i ERP, skal der sendes en mail med en godkendelse fra leder til hr-its@its.aau.dk og adgang vil tildeles via IDM. 

   

• +

  2. Kontorartikler

  Her kan du læse om, hvordan du kan rekvirere kontorartikler/kontorhold.

  Hvis du mangler kontorartikler, findes disse enten i kontorlageret på FRB1, lok. A.-1.23 eller ved at kontakte servicecenteret. Hvis du sidder på KST3 eller Rendsburggade skal du kontakte Anja Mørck Bredal, da hun ved hvem der kan bestille for de adresser. Servicecenteret bestiller udelukkende til FRB1.

  Vi bestiller som regel kontorartikler en gang om ugen eller efter behov. Varene leveres enten tirsdag eller fredage, så frem de er bestilt senest dagen før, inden kl. 11.00.

  Kontorartikler bliver bestilt hjem igennem vores indkøbsaftale med Lyreco - du kan se deres produkter på deres hjemmeside. Ved særlige ønsker, bedes du notere dig varenummeret.

  Har du spørgsmål i forbindelse med kontorartikler, kan du kontakte servicecenteret på servicecenter-frb1@aau.dk 

• +

  3. Kontormøbler

  Hvis du som medarbejder har brug for et nyt skrivebord, kontorstol, reol eller lignende, skal du have en godkendelse samt et disponeringsnummer af din nærmeste leder, inden du retter henvendelse til servicecenteret.

  Når dit ønske er godkendt skriver du en mail til FRB1 Servicecenter på servicecenter-frb1@aau.dk, hvor du fortæller, hvad du mangler samt opgiver det disponeringsnummer, som du har fået fra din leder.

  Der bestilles primært kontormøbler fra ScanOffice A/S, hvor katalog, kontaktoplysninger, mv. kan findes her.

  Campus Service oplyser på nuværende tidspunkt om leveringstider på op til 3 måneder, men ScanOffice sender altid en ordrebræftelse med forventet leveringsuge, hvor du kan se den forventede leveringstid på netop dit køb.

  Standard kontorstole har vi pt. på lager og afhentes på FRB1 eller sendes til anden adresse efter aftale med Camilla Gæraa Yag Larsen.

  OBS: Campus Service skal pt. være inde over alle ønsker til møbelændringer på FRB1 (ikke kontorstole), for at sikre en ensrettet indretning.

  Har du spørgsmål i forbindelse med kontormøbler, kan du kontakte servicecenter-frb1@aau.dk. 

   

• +

  4. Frikøb og tidsregistrering

  Den 1. hverdag i hver måned, skal der sendes en mail til regnskab-its@adm.aau.dk, hvis der skal foretages frikøb på en medarbejder. 

  Her skal der oplyses følgende: 

  • Medarbejder navn
  • Måned
  • Projektnr. 
  • Evt. analyse nr. 
  • Hvis det er eksternt finansieret projekt, skal vi vide hvilke dage timerne er lagt.
  • Samlet antal ønsket frikøbstimer. OBS hvis det er et eksternt projekt (UK 95), skal timerne placeres på de aktuelle dage.
  • Hvis afsender af mailen ved at medarbejderen der skal frikøbes er på nedsat tid, vil det være en stor hjælp, hvis dette også fremgår af mailen. 

  Det kan ikke forventes at frikøb sendt efter den 1. hverdag i måneden bliver medtaget i den måned. Dog gør vi naturigvis hvad vi kan for at få alt med indenfor de muligheder vi har. 

  Alt fast frikøb bliver som udgangspunkt tastet udmidbart efter den 7. i hver måned. 

• +

  5. Intern handel på AAU

  For at kunne oprette en intern handel (intern AAU-faktura), skal alle oplysninger være på plads fra begyndelsen, så unødig ventetid undgås. Følgende oplysninger skal derfor sendes til regnskab-its@adm.aau.dk

  1) Hvilken ydelse der er tale om:

  • Salg af drift imellem afdelinger - hvilke?
  • Billeje

  2) Skal ITS modtage pengene, eller skal ITS opkræves for pengene?

  3) Præcist beløb i DK

  4) Økonomiansvarlig hos sælger/køber (modparten, som skal modtage fakturaen - BEMÆRK, det kan godt være en anden person end ham/hende du har haft kontakten til)

  5) Detaljeret beskrivelse af ydelsen – er vigtig i forhold til konteringen

  6) Oplysning om omkostningssted:

  • 26001    ITS
  • 26002    Digitalisering og Transformation
  • 26003    Teknologi og Sourcing
  • 26004    Udvikling og Digitale Services
  • 26005    Support
  • 26006    Sikkerhed
  • 26007    Claaudia
  • 26008    Projekter / campuslicenser
  • 26016    Det administrative spor (AL)
  • 26018    DSUR - Digitaliseringsaktiviteter
  • 26019    SRFI - Digitaliseringsaktiviteter
  • 26020     ISU

  7) Oplysning om evt. projektnummer

  Har du spørgsmål i forbindelse med intern handel på AAU, kan du kontakte regnskab-its@adm.aau.dk

• +

  6. Oprettelser og ændringer af brugeradgange
• +

  7. EAN-numre

  ITS har følgende 2 EAN-numre til rådighed:

  57 98 000 43 29 87 - AAU It Services
  
  57 98 000 43 30 45 - AAU It Services - Support /Indkøb

• +

  8. Tyveri

  Her kan du læse om, hvordan du skal forholde dig, hvis du uheldigvis får stjålet udstyr på arbejdspladsen

  1. Find serienummeret på udstyret (spørg den, der indkøbte/registrerede udstyret i sin tid)
  2. Gå ind på politiets hjemmeside og meld udstyret stjålet
  3. Send kvittering for anmeldelsen til den, der indkøbte/registrerede udstyret i sin tid (vedkommende registrerer AAU-nummeret til stjålet)
  4. Undersøg med egen forsikring om mulighed for dækning – evt. dækning overføres til AAU
  5. Anmod nærmeste leder om lov til at købe nyt udstyr