Rejser og udlæg

Rejser og udlæg

• +

  1. Sådan bestiller du din rejse

  Alle AAU medarbejdere skal have en godkendt profil for at kunne rejse for AAU.
  
  Hvis ikke du har en godkendt rejseprofil, skal du udfylde en blanket, som skal underskrives af nærmeste leder og efterfølgende sendes til oea-rejsekontoret@adm.aau.dk.
  Du finder blanketten her.
  
  Rejser skal inden de foretages, godkendes af teamlederen.

  Fly, hotel, m.v. skal bestilles hos myCWT. Vejledning til rejsebestilling findes her.
  OBS! Alle hotelbookinger i Danmark betales af medarbejderen/hotelgæsten ved udtjekning.

  Har du behov for et forskud til din rejse, finder du mere information om dette her.

  Du kan læse mere om det overordnet regelsæt for tjenesterejser på AAU her.

• +

  2. Afregning af rejser og udlæg

  På AAU refunderes rejse- og udlægsudgifter nu via det nye rejseafregningssystem RUS2.

  Alle ansatte på AAU har adgang til systemet, hvor de kan oprette en udlægsrapport (rejseafregning, udlæg og forskud), som efterfølgende skal godkendes, inden den udbetales til den ansattes NemKonto.

  Medarbejderne i ITS skal selv oprette deres rejseafregninger og udlæg. Det er VIGTIGT, at alle rejser har et tydeligt disponeringsnummer - disponeringsnummeret noteres i en kommentar til rejseafregningen og findes hos nærmeste leder. Rejser uden disponeringsnummer vil IKKE blive godkendt.
  
  OBS: Rejser der foretages på følgende omkostningssteder, skal huske at udfylde hele konteringen af rejsen/udlægget, da det for os i sekretariatet ikke er synligt, om medarbejdere rejser ifm. et projekt eller alm. drift. Spørg altid engang for meget, hvis du er i tvivl.

  
  26008    Projekter / campuslicenser
  26011    Det administrative spor (DSD)
  26012    Forskningssporet (DSD)
  26013    Videnssamarbejds sporet (DSD)
  26014    PBL Digital sporet (DSD)
  26015    Kompetence sporet (DSD)
  26016    Det administrative spor (AL)
  26017    Digitaliseringspulje
  26018    DSUR - Digitaliseringsaktiviteter
  26019    SRFI - Digitaliseringsaktiviteter

  HUSK ALTID PROJEKTNUMMER på projekter

   

  Bilag
  HUSK at sætte alle bilag på din rejseafregning/udlægsrapport - Økonomiafdelingen godtager ikke flybilletter som et bevis for rejseudgiften, hvorfor det er væsentligt, at du vedhæfter de tilsendte fakturaer. Disse kan ofte søges frem ved at søge på "wings@" i uønsket post.

   

  E-transaktion/Korttransaktion
  En e-transaktion/korttransaktion er når du har brugt dit AAU kreditkort eller når du har booket via myCWT' bookingside.
  E-transaktioner hedder i RUS2 ”Korttransaktion” og findes under oprettelsen af udgifter, når man trykker på ”+ Ny”. Har du ikke nogle e-transaktioner liggende, vil muligheden ikke komme frem – kun muligheden ”Opret manuel udgift”​​

  Salgshonorarer opkræves ved alle rejsebestillinger, samt et gebyr opkræves ved alle ændringer og aflysninger – disse SKAL kobles på din rejse og fakturaen for disse skal vedhæftes, så frem gebyret/honoraret ikke i forvejen fremgår af den samlede faktura​.

  Har du booket en rejse, som skal ændres/aflyses, kan dette kun ske ved at kontakte CWT via staten.dk@contactcwt.com eller på telefon +45 33637777

   

  Diæter
  Diæter kan modtages når rejsen varer mere end 24 timer fra start til slut og oprettes under fanen ”Rejsedage” på din rejseafregning​. Det er de faktiske afrejse- og hjemkomsttidspunkter, du skal notere i felterne.

  Vær opmærksom på, at alle måltider automatisk vil være fratrukket. Du skal altså aktivt ind og fravælge de måltider, som du IKKE har modtaget fra andre (ingen flueben er = diætpenge)​.

  MAN KAN IKKE BÅDE FÅ UDBETALT DIÆTER OG UDLÆG FOR MÅLTIDER på samme rejse – det er den hyppigste fejl vi oplever​.

  Vælger du diæter, skal du huske at fratrække beløbet fra hotelafregningen, som i langt de fleste tilfælde er inkl. morgenmad – den næst hyppigste fejl vi oplever.

  Vælger du IKKE diæter, skal du huske at vedhæfte alle bilag til din rejse samt sikre, at du overholder AAU' regelsæt for repræsentation. Du finder regelsættet her.

   

  Kørsel
  Det er merudgiften på din kørsel, som kan refunderes​. Det betyder, at den distance du kører mellem din bopæl og arbejdsadresse, altid skal fratrækkes dine samlede antal kørte kilometer tur/retur​. Ved hjemmearbejdsdage, hvor noget af dagen skal bruges på et kursus eller et møde ud af huset, er det ligeledes kun merudgiften, som kan refunderes​

  Din tjenesteadresse er på Aalborg Universitet, og så længe du ikke er beordret til at arbejde hjemme, kan der ikke refunderes mere end merudgiften

   

  Efter oprettelse sendes rejseafregningen/udlægsrapporten til godkendelse ved ØA (Pernille Mejlvang). Hun gennemgår rejsen/udlæget og sender videre til endelig godkendelse hos Rejsekontoret. Er der fejl og mangler ved rejseafregninger/udlægsrapporter, sendes disse retur til opretter til redigering. Der forsøges så vidt muligt at sende en mail til alle medarbejdere, når der foretages ændringer, men for at sikre, at du får besked når ændring/afvisninger foretages, er det vigtigt at "varslinger" er slået til under "mine indstillinger" i RUS2.

   

  Relevante links
  Oprettelse af rejseprofil
  myCWT rejsebookingsside
  "Opret en rejseafregning"
  "Opret en udlægsrapport"
  Vejledninger generelt
  Hotel, Taxi og Konference
  Tjenesterejseforsikring
  Regelsæt for repræsentation
  Kreditkort - AAU medarbejder
  ITS Disponeringsark
  Kontakt Rejsekontoret eller via oea-rejsekontoret@adm.aau.dk

   

  For spørgsmål vedr. ITS rejser og udlæg, kontaktes Økonomiafdelingen, regnskab-its@adm.aau.dk eller direkte til Pernille Mejlvang Jensen.

   

   

   
• +

  3. Rejseforhindret

  Har du booket en rejse, som skal ændres/aflyses, kan dette kun ske ved at kontakte CWT via staten.dk@contactcwt.com eller på telefon +45 33637777

  Hvis ikke du kan få pengene refunderet, skal rejsen oprettes, som hvis du havde været af sted, blot med en kommentar.

  OBS: Vær opmærksom på, at selv om rejsen er aflyst og refunderet, vil der stadig komme et salgshonorar, som skal oprettes som en rejseafregning.