I forbindelse med overgangen til Fi&D, som er AAU's nye Fælles Indkøbs- og Disponeringssystem, er der sket nogle ændringer i proceduren for indkøb af fx it-udstyr.
Hovedreglen for indkøb er, at du altid skal starte med at gå til din nærmeste leder for at få godkendelse til indkøbet.
Alle teamledere/nærmeste ledere er introduceret for den nye procedure og er oprettet som godkendere. Godkenderen disponerer beløbet i disponeringsarket og giver dig et dispositionsnummer, som du afleverer/sender til den, der i processen kaldes en rekvirent. I ITS har vi flere rekvirenter, som du kan gå til. Michael Collin udsendte 28/8 en orientering om FI&D. Vedhæftet mail var der en oversigt over rekvirenterne. Den kan du se her.
Rekvirenten opretter indkøbet i FI&D med valg af varer, kontering samt notat om bruger (dig) og valg af godkender (din nærmeste leder).
Indkøbet sendes nu i FI&D videre til endelig godkendelse hos din nærmeste leder. Når det er sket, gennemgår Supply-teamet ordren og sender den videre til leverandøren.
Supply-teamet opretter en sag i Servicemanageren og informerer dig herigennem om, at varen nu er bestilt.
Supply-temaet modtager varen, registrere varemodtagelsen i FI&D, registrerer den med AAU-nummer og giver dig enten besked om, at varen nu er klar til afhentning – eller leverer den til dig, hvis muligt.
Dermed er den største forskel fra den gamle til den nye procedure, at du som medarbejder ikke skal ind og oprette en bestilling via indkøbsformularen, men i stedet får en rekvirent til at oprette rekvisitionen. De største ændringer er derfor for rekvirenterne og Supply teamet.