Et glædeligt gensyn
Flemming er selv uddannet fra AAU og har i sin første tid i ITS oplevet gensynet som glædeligt og positivt. Der er sket meget på årene, der er gået, siden Flemming sidst havde sin daglige gang på campus. Noget kan han genkende, men AAU har på den tid vokset sig 10 gange så stort, og derfor er der også mange nye og interessante sider af AAU, som Flemming møder første gang. Dertil kommer, at Flemming i gensynet med AAU har en helt anden viden og erfaring med sig nu – og denne gang træder ind i en aktiv rolle ”på den anden side af bordet”, som direktør for ITS, end som studerende. Flemming fortæller selv om gensynet:
- AAU er en spændende organisation og en af Nordjyllands største arbejdspladser. At stå i spidsen for ITS er en udfordring, jeg ser positivt på. Det er et privilegium, at jeg har fået denne post – at arbejde med it på mit eget gamle universitet, som har skabt fundamentet for den karriere, jeg har haft!
Ikke kun det store AAU har gjort indtryk på Flemming. Hele oplevelsen af at blive modtaget i ITS, møde, se og opleve engagerede medarbejdere er Flemming imponeret over:
- Det har været fantastisk at starte her lige fra dag 1. En flot velkomst, glade kolleger og et godt miljø, som man kan mærke med det samme, man træder ind ad døren – det giver mig en rigtig god følelse. Det vil jeg gerne sige alle medarbejderne en stor tak for!
Startpunkter – hvor går rejsen fra? Og hvorhen?
Der er uden tvivl store forventninger til Flemmings navigationsevner – både når det kommer til, hvad destinationen er, og hvordan ITS skal komme derhen. I den forbindelse har Flemming på den første måneds tid registreret et par startpunkter, som er afgørende for den videre færd:
- Når man skal et sted hen, skal man vide, hvor man starter. Skal vi til Rom, er det ikke ligegyldigt, om rejsen starter i Torrino eller Aalborg, fortæller han og fortsætter – jeg registrerer, at vores kunder ikke er helt tilfredse på alle parametre, bl.a. på hastighed i leverancer og på fremdrift i digitaliseringsrejsen. Det er et vigtigt startpunkt for mit afsæt, at vores kunder siger: ”vi kan godt lide jer, men vi er sikre på, I godt kan gøre det lidt bedre”.
Også internt i ITS er der startpunkter, der fanger Flemmings opmærksomhed. I den seneste medarbejderundersøgelse i ITS er 80 af de 101, der har besvaret undersøgelsen, i den grønne kategori, som indikerer god trivsel på arbejdspladsen. De 21 resterende vil Flemming meget gerne også have i den grønne kategori:
- Jeg er overbevist om, at arbejdsglæde og –tilfredshed langt hen ad vejen starter med en oplevelse af, at man kan levere det, som ens kunder gerne vil have. Så det skal vi i gang med at skrue op for, så både vi og kunderne går glade hjem fra AAU hver dag.
Skru op for volumenknappen
Flemming har allerede gode bud på, hvordan hans observationer på den korte bane kan udmønte sig i praksis. Med hans egne ord, er der en række områder, hvor vi ”skal skrue op for volumenknappen”:
- For det første skal vi sætte mere ind på at pleje relationen til vores brugere. Vi er alle ambassadører, og det er derfor vigtigt, vi arbejder endnu mere systematisk med at lytte efter, hvad det er, kunderne vil have. Samtidig skal vi også være gode til at fortælle dem, hvad det rent faktisk er, vi leverer. For det andet skal vi allerede nu begynde at se på de processer, vi understøtter eller leverer it ind til. Vi skal simpelthen til at skrue endnu mere op for procesarkitekturen. Som det tredje skal vi sætte fut under digitaliseringsrejsen. Sådan en rejse peger naturligt langt frem, men allerede på den korte bane skal vi turde prøve noget af og udvikle gode løsninger, som hurtigt kan tages i anvendelse – også selvom de måske ikke når at blive 100% perfekte. Det kunne eksempelvis være en AAU-app, som udvikles i samarbejde med studerende.
Flere tiltag præsenteret på temamødet
På temamødet d. 11. maj præsenterede Flemming yderligere en række indtryk og indsatser, som bliver vigtige for ITS. Som Flemming indledte oplægget med:
- Allerede nu og her gælder det fx om at se på, hvordan fantastisk ser ud, når vi betjener i omegnen af 25.000 ansatte og studerende. Mange større it-virksomheder i Nordjylland har ikke nær så mange brugere at servicere, som vi har. Det stiller ambitiøse krav til os.
I løbet af Flemmings oplæg præsenterede han flere eksempler på, hvor vi på den korte bane skal tage fat. Hvad er oplevelsen hos en ny medarbejder på den allerførste dag på AAU? Her skal vi sikre, at alt it-udstyr står klar til brug på medarbejderens skrivebord med de nødvendige adgange, at der ligger en plan for introduktion og nødvendig uddannelse i programmer og funktioner, og at medarbejderen fra dag 1 får præcis information om, hvordan ITS kontaktes, og hvad vi kan hjælpe med. Samtidig skal vi være dygtige til at se på brugernes processer:
- Vi skal vurdere, om der ”bare skal strøm til”, eller om det, der i virkeligheden tjener AAU bedst, er en revurdering af processen og dermed af it-behovet, forklarer Flemming.
I dag har de fleste ansatte og især studerende samtidig et enormt behov for mobil adgang alle steder ved hjælp af opdateret udstyr og programmer/apps, der er lette at navigere i og hurtigt giver brugeren den nødvendige hjælp. Her kom Flemming i oplægget ind på, at vi løbende skal komme med forbedringer og forfølge brugernes behov, fx i forhold til tilstedeværelsen og mulighederne for styrkelse af relationer på de sociale medier. Samtidig skal vi være ambitiøse omkring supportens tilgængelighed på forskellige lokationer, og selvfølgelig stærkt opmærksomme på kritiske systemers oppetid. Projekter og leverancer kommer fra ITS i aftalt kvalitet, til aftalt pris og i rette tid.
Flemming satte også et par ord på vores governance-processer (itbeslutninger.aau.dk), som han ønsker skal være mere agil:
- vi skal være os meget bevidste om, at nogle ting skal køre helt efter bogen i forhold til governance, mens andre tiltag kan køre på ”fast track”, hvor nogle af leddene kan springes over. Endelig er der den helt hurtige model, hvor vi bare gør tingene, fordi vi har styr på processen/produktet og derfor ikke behøver en lang analyse- eller behandlingstid.
Du kan læse mere om temamødet og se Flemmings slides, bl.a. med gode videoer, der indeholder eksempler på apps for universiteter, gode råd til relationsstyrkende brugerkommunikation og vigtigheden af fokus på processer i fremtiden, i artiklen om temamødet i ITS-nyhedsmailen her.
Medarbejdermøde med mere af det hele
I den kommende tid vil Flemming naturligvis folde meget mere ud omkring, hvad vi skal fokusere på i ITS på kort og lang bane. Medarbejdermødet i forbindelse med sommerfesten d. 10. juni bliver næste fælles ITS-arrangement, hvor Flemming også vil fortælle mere om indsatser og kurs for ITS, bl.a. med hjælp fra Lasse Sørensen, agil coach fra firmaet Plan A, som kommer og giver en introduktion til, hvordan man arbejder agilt i store it-projekter med mindre fokus på analyse og mere fokus på løbende og hurtigere leverancer, uden at kvaliteten går den forkerte vej. Dette oplæg vil netop adressere ét af de vigtige forbedringspunkter, som AAU beder ITS fokusere på: hurtigere leveringsevne af opgaver og projekter til samme høje kvalitet.