Indtil nu har udgående studentermobilitet været håndteret via en Access database, som var så skrøbelig og svær at vedligeholde, at vi stort set ikke turde arbejde med den. Samtidigt har ansøgningsskemaer (til valg af universitet ved et studieophold samt legatansøgning til Aalborg Universitets puljer) været i papirform. Herudover har alle dokumenter som de studerende indleverer som dokumentation for deres udlandsophold været afleveret og arkiveret i papirform.
Fremadrettet får de studerende mulighed for at ansøge online via det nye system (både mht. studie- og praktikophold samt legat hertil). Dermed skal de ikke indlevere et ansøgningsskema i papir til IK. Dette optimerer selvsagt arbejdsgangen hos os, og vi kan bruge tiden til vejledning af de studerende i stedet for. Herudover kan de studerende til enhver tid igen logge på systemet og følge deres ansøgning, hvilket både er en god service til de studerende, og samtidigt vil det sandsynligvis betyde lidt færre henvendelser hos IK.
Den automatiske legatansøgning (hvis der søges inden de to årlige deadlines - sker ved at den studerende blot logger sig på systemet og registrerer sig til enten et studie- eller praktikophold), er en stor fordel for både de studerende og for medarbejderne på Internationalt Kontor. De studerende’ glemmer’ ikke for fremtiden at søge, hvilket i nogle tilfælde kan betyde meget for den enkelte studerende, da pengene fra et legat er medvirkende til at et udlandsophold kan realiseres. Hos IK betyder dette to væsentlige ændringer: 1. Vi skal ikke længere manuelt taste hver enkelt legatansøgning ind i Access databasen, samtidigt betyder det også, at der ikke er legatansøgninger i papirform, der skal arkiveres i mapper. 2. Herudover har vi en formodning om, at den automatiske legatansøgning vil betyde flere rettidige legatansøgninger, hvilket har den effekt, at vi i endnu højere grad kan bruge de tilgængelige midler til legater, som igen betyder, at vi kan oprette holde puljernes størrelse, da tildelingen af midler sker efter past performance.
De studerende og medarbejderne på IK får med systemet en fælles platform, når det gælder den enkeltes ansøgning, ophold og legat hertil. De samme oplysninger (stort set) kan tilgås af den studerende såvel som af IK medarbejderen. Dette giver et godt udgangspunkt for kommunikationen om det forestående udlandsophold.
Det nye system indeholder også en sektion, hvor de studerende fremadrettet skal uploade alle de påkrævede dokumenter: forhåndsmerit, optagelsesbrev fra det udenlandske universitet, praktikkontrakt med mere. Dokumenterne skal dermed ikke arkiveres i mapper, og der kan ikke opstå tvivl om, hvorvidt et dokument er indleveret eller ej. Det bliver en betydelig lettelse i sagsbehandlingen af det enkelte udlandsophold for IK medarbejderne.
Endelig betyder det nye system, at legattildelingsprocessen for IK medarbejderne bliver forenklet. Der kan beregnes og tildeles legat, holdes øje med den samlede pulje til legater samt udskrives bevillingsskrivelser til de studerende (hvilket tidligere har været en omfattende opgave, der har været håndteret forskelligt alt efter hvilken pulje legat skulle tildeles fra – både en database (BON VOYAGE) samt simpel brevfletning fra Excel ark har været anvendt – og dermed har det været særdeles ’håndholdt’.
Hos IK har vi fået en god start med systemet, og vi venter os meget godt af det fremadrettet. Det betyder simpelthen, at hele processen for ansøgning om og håndtering af studie- og praktikophold er samlet på ét sted og meget er digitaliseret.
Systemet giver desuden de studerende et meget bedre overblik igennem hele den proces det er at søge om og tage på et udlandsopholdet under studierne.
Yderligere ser vi frem til at have en database, som dels kan give et overblik over en lang række parametre i forhold til udgående studentermobilitet, ved at det bliver let at trække lister over de studerende: hvor har de været henne, i hvor lang tid, hvilket campus til hører de, hvor meget har de fået i legat også videre. Dette er et værktøj som vi forventer at komme til at anvende i lang række tilfælde for eksempel ved diverse afrapporteringer, data/analyse til interne/eksterne samt i den daglige vejledning af studerende. Vi får nu mulighed for at liste praktikstederne til brug ved vejledning af kommende praktikanter.