I forbindelse med det udførte arbejde har ITS fået rosende omtale i Det Sundhedsvidenskabelige Fakultets nyhedsbrev. Nedenfor er indsat 2 artikler skrevet i ”SUND Nyt”.
Lettere samarbejde med Klinisk Institut og Aalborg UH
Nu bliver det endnu lettere for universitets ansatte at planlægge møder med ansatte fra Klinisk Institut og Aalborg UH, da det fremover bliver muligt at se kalenderstatus (ledig/optaget) for personerne via Outlook på Aalborg Universitet.
Som tidligere omtalt i SUND NYT tilbage i september 2013 er der lavet et særligt it-setup for Klinisk Institut, som medfører, at alle medarbejdere ved instituttet har to e-mailkonti med hver deres tilhørende kalender – en regionsmail (@rn.dk) og en universitetsmail (@dcm.aau.dk). For at lette medarbejdernes daglige arbejde videresendes alle mails fra universitetsmailen til regionsmailen, hvilket betyder, at den enkelte medarbejder kan nøjes med at benytte regionsmail og -kalender.
Indtil nu har ansatte ved Klinisk Institut udelukkende benyttet sig af deres regionskalender. Dermed har medarbejdernes universitetskalendere i Outlook fremstået påfaldende tomme, da deres aftaler ikke fremgik her. Som følge heraf har det ikke været let for universitets ansatte at finde ud af, hvornår der er ”hul” i kalenderen hos Klinisk Instituts ansatte. Denne problemstilling løses nu. Fremover vil alt indhold i de ansattes regionskalendere automatisk blive synkroniseret over i de ansattes universitetskalendere og vice versa. Dermed bliver det muligt at benytte universitetskalenderne som findes i Outlook på AAU, når der skal planlægges møder med instituttets medarbejdere.
Universitetets ansatte vil ligeledes kunne se kalenderstatus (ledig/optaget) for ansatte Aalborg UH ved indkaldelse sendt til personernes regionsmail (@rn.dk).
Indlæg SUND NYT september 2013
IT-SETUP I KLINISK INSTITUT
Da flertallet af ansatte i Klinisk Institut, også er ansat på Aalborg Universitetshospital, Region Nordjylland har de skarpe og kreative it-hoveder fra AAU og RN haft hovederne i blød for at finde løsninger, så de it-mæssige gener ved at have to arbejdsgivere blev mindst muligt.
Det nye it-setup går ud på, at alle ansatte i Klinisk Institut (og altså også administrative medarbejdere og VIP´er som ikke har en ansættelsesmæssig relation til regionen) hører under Region Nordjyllands it-organisation. Her er de oprettet som brugere og får hardware, software og it- support fra Region Nordjylland. Derudover er de også oprettet som brugere i Aalborg Universitets it-organisation, hvor de har adgang til software, som universitetet har licens til.
INTEGRERET MAILSYSTEM
De ansatte på Klinisk Institut har to e-mailkonti – en regionsmail (rn.dk) og universitetsmail (@dcm.aau.dk).
I universitetets it-systemer (heriblandt website og Outlook) vil de ansatte i Klinisk Institut fremgå med deres universitetsmail (@dcm.aau.dk). Universitetsmailen er dog ikke en ”dead end”. Universitetsmailen er nemlig integreret med regionsmailen. Alle mails, der sendes til de ansattes universitetsmail (@dcm.aau.dk), videresendes automatisk til regionsmailen (@rn.dk). Det samme gælder for kalenderfunktionen. Alle mødeindkaldelser, aflysninger mv., der sendes til universitetskalenderen, videresendes automatisk til regionskalenderen.
Kalenderfunktionerne i begge mailkonti er synkroniseret. Når regionskalenderen opdateres, sker der en automatisk opdatering i universitetskalenderen. Universitetskalenderen er tilgængelig for alle universitetsansatte - og det er muligt at se ledig/optaget-status, dog ikke kalenderaftalernes indhold.
RN.DK I AFSENDERFELTET
Vær opmærksom på, at når I modtager en e-mail sendt fra en kollega i Klinisk Institut, vil der i afsenderfeltet fremgå den ansattes regionsmail (@rn.dk) og ikke universitetsmail (@dcm.aau.dk) – også selvom vedkommende svarer på en mail sendt til dennes universitetsmail. Det vil se ud, som om I har modtaget en mail udelukkende fra Region Nordjylland. Det er dog ikke tilfældet – det er en kollega fra universitetet, der står bag mailen.