I april måned er alle videokonferenceanlæg på AAU implementeret på en ny infrastruktur, som betyder, at en del funktioner er blevet meget nemmere for ansatte og studerende, der bruger anlæggende til møde- og undervisningsbrug. Lige nu tilbydes der også en række kurser i, hvordan videokonferenceanlæggene og funktionerne anvendes.
Projekt ser på langsigtet løsning
Samtidig med tiltagene til forbedringer kører også et strategisk projekt, som er sat i søen af It-Strategisk Råd (ISR). Projektet har til sigte at analysere de tekniske såvel som pædagogiske udfordringer ved videokonference på AAU for på den vis at nå frem til en kvalificeret løsning på, hvordan hele området kan forbedres – ikke mindst med blik for de mange ansatte og studerende, som direkte eller indirekte er brugere.
Projektleder Sabine Jensen Jåtog fra ITS fortæller om projektet:
- det er vigtigt, vi kommer omkring alle aspekterne af brugen af videokonference for at komme med de helt rigtige anbefalinger, der kan fremtidssikre vores investeringer i videokonference på AAU. Det handler om, at vi både skal se på teknikken; hvad kan den, og hvad kan den ikke, men også se på, hvordan videokonference anvendes som et pædagogisk formidlingsværktøj i fx undervisningen. De to ting skal spille helt sammen, for at vi kan opnå fuld gevinst af videokonference. Endelig peger den pædagogiske analyse på, at det også er nødvendigt at se på kulturen omkring videokonference; hvordan taler vi om og forholder os til videokonference på AAU, og ligger der heri nogle barrierer, vi også skal se på, fortæller Sabine.
Kompetent samarbejde sikrer bredt perspektiv
Projektet har stor inddragelse af ansatte på AAU, som deltager med forskellige roller. Styregruppen repræsenterer de store brugergrupper, der i sidste ende skal have gavn af projektet, og i praksis trækkes der med midler fra Digitaliseringspuljen på nogle af AAU’s egne kompetente forskere på området. Med viden, erfaring og dedikeret tid til analytisk tilgang bidrager professor Jesper Kjeldskov og lektor Mikael B. Skov ved Institut for Datalogi med usability- og user experience-analyser med fokus på den tekniske del af videokonferenceområdet. Ligeledes nyder projektet gavn af Rikke Ørngreen, professor ved Institut for Læring og Filosofi, der i sin medvirken fokuserer på en omfattende pædagogisk analyse, bl.a. med spørgeskemaundersøgelse, som alle ansatte og studerende på AAU er inviteret til at deltage i.
Både det tekniske og det pædagogiske perspektiv har allerede kastet nogle særdeles brugbare resultater af sig. Jesper Kjeldskov fortæller om usability-analysen:
- Vi observerede 8 testbrugere løse den samme opgave i et undervisningslokale med videokonference. Det gav os sammenlagt indsigt i 10 overordnede problemer, som i princippet alle kan løses ved at ændre på designet og guides til brugerne. Det kan være en ekstrem stresset situation at undervise med videokonference, hvis man ikke bruger det ret tit. Som underviser har man sine tanker på stoffet og er måske præget af, at man skal stå foran et publikum og have den fulde opmærksomhed. I den situation ønsker ingen at fremstå inkompetent, fordi man ikke kan få teknikken til at virke. Det er i fuld kontrast til at snuppe et stykke kridt og begynde at skrive på tavlen. Derfor skal det være så intuitivt, som overhovedet muligt at bruge videokonference, hvis det skal skabe værdi på AAU, forklarer Jesper Kjeldskov.
Også user experience-analysen har peget på områder til forbedring. Den griber fat i en virkelig brugssituation og alt det, der foregår i undervisningen af studerende, som er i berøring med teknikken. Det er fx opstarten af anlægget, eventuelle break downs under vejs, hvornår teknologien kommer i vejen for eller faciliterer kvalitet i undervisningen, hvad der fungerer godt, hvornår metakommunikation er nødvendig om teknikken osv.
- Vi forventer, at user experience-analysen vil bekræfte det, som usability-analysen også har vist. På den baggrund vil vi identificere temaer, som kan løses med design for den eksisterende teknologi. På den måde bidrager analyserne ind i projektet med en klarlægning af, hvad problemerne er – og sammen med den øvrige viden, projektet indhenter, skal der så arbejdes på løsninger, fortæller Jesper Kjeldskov.
Også på den pædagogiske side er analyserne i fuld gang. Rikke Ørngreen har stået i spidsen for både workshops og fokusgruppeundersøgelser, der har involveret forskere, ansatte (VIP/TAP) og studerende, samt foretaget observationer af undervisningssituationer på uddannelsen It og Læring med specialisering i organisatorisk omstilling. I januar rullede Rikke en enorm spørgeskemaundersøgelse ud på hele AAU og fik 1843 besvarelser retur fra studerende og ansatte, som alle havde ytret sig om deres erfaringer med og ønsker til videokonference på AAU.
- Undersøgelsen viste os, at der både fra studerende og ansatte er efterspørgsel på de distribuerede former for videokonference, som fx Scopia, Adobe Connect og Skype for Business, som alle let kan tilgås fra egen computer og bruges til møder, vejledning og samarbejde med eksterne virksomheder. Rigtig mange har en interesse i videokonference på AAU, på den ene side fordi, ansatte og studerende har en holdning til de muligheder, teknologien tilbyder, men også fordi der er en generel oplevelse af, at vi kan gøre videokonference endnu bedre, end det er i dag på AAU, fortæller Rikke om undersøgelsen.
Sammen med allerede eksisterende forskning på AAU peger Rikkes resultater i forbindelse med projektet på en række områder, hvor AAU med fordel kan sætte ind for at styrke videokonferenceområdet. Der er således tre temaer, som er bærende for hendes bidrag ind i projektet frem mod de endelige løsninger:
- For det første er der behov for nogle forbedringer på teknikområdet, fx i forhold til arkitektur og lyd. For det andet handler det også om en bedre kvalificering af de mennesker, som har med teknikken at gøre, altså at klæde ansatte, undervisere og studerende bedre på til at håndtere videokonference og benytte de mange muligheder, der er. For det tredje bliver det vigtigt også at se på, hvordan der kan støttes op om en god kultur i de forskellige miljøer, når der bruges videokonference. Det kan være helt simpelt, som fx at have aftaler om, hvad man gør, når lyden ikke virker, eller man ikke kan koble nogle på, der sidder langt væk – fortsættes undervisningen og gøres der i så fald yderligere tiltag for at samle op på det tabte for de, der ikke kunne kobles på? At man ikke bare gør ting, men har gode aftaler i miljøet om, hvordan vi agerer med videokonference, vil også højne kvaliteten og oplevelsen af videokonference som en helhed, forklarer Rikke.
Forbedringer i sigte
I øjeblikket arbejder projektleder Sabine Jensen Jåtog på højtryk med at samle alle de mange data og udfordringer sammen til en række konkrete anbefalinger og belysning af mulige gevinster. Hun har en forventning om, at projektet i juni måned vil indstille til It-Strategisk Råd, at der igangsættes en udbudsfase med henblik på opkvalificering af teknisk tilbehør for at imødekomme de tekniske udfordringer, der er identificeret. Godkendes indstillingen, håber Sabine, at sommeren og efteråret kan bruges på anskaffelse og implementering. Sideløbende arbejdes der fokuseret med udviklingen af den pædagogiske og kulturelle indsats på videokonferenceområdet på AAU. Teknik og pædagogik vil derfor forhåbentlig gå op i en højere enhed, når vi går ind i 2017 – med forøget brugeroplevelse og værdi for studerende og ansatte til følge.
Læs mere om
- Hvordan du bruger videokonference
- Projektet videokonference - se statusrapporter her
- It-strategisk Råd (ISR)
- Jesper Kjeldskov og Mikael B. Skov
- Rikke Ørngreen