I modsætning til et normalt medarbejdermøde i ITS startede vi denne gang med gruppearbejde efter en kort introduktion. Gruppearbejdet handlede om 5 indsatsområder, der kan højne trivslen i ITS.
De fem emner var:
- Gennemsigtighed og lydhør ledelse og samarbejdsorganer. Sammenhæng og mening.
- Forventningsafstemning og støtte fra en synlig ledelse.
- Undgå silodannelser internt i ITS.
- Arbejdsmængde og arbejdspres.
- Fastholdelse af dygtige medarbejdere.
Arbejdsgrupperne havde som opgave at drøfte ét af emnerne, herunder status i ITS og forslag til konkrete tiltag, der kan gøre ITS endnu bedre.
Resultatet af gruppearbejdet blev samlet i en række forslag til indsatser, der kan ses sidst i den vedhæftede præsentation.
Hvad skaber trivsel?
Trivsel er en individuel størrelse. Den kan ikke købes for penge, men skabes af den enkelte.
Adspurgt i plenum, hvad der skaber trivsel nævnte folk:
- Gode kolleger
- Meningsfulde opgaver og at man kan levere noget andre kan bruge.
- Gode fysiske forhold
- Medindflydelse
- Anerkendelse
- Retfærdighed
Arbejdsmiljøgruppen har samlet informationer fra blandt andet runderinger, trivselsbarometer, MUS. Resultat blev præsenteret i tre kasser inden for social kapital.
- Trivsel internt i teams
- Den brobyggende relation på tværs af afdelinger og teams i ITS.
- Den forbindende relation mellem organisationens forskellige niveauer (Op/Ned i hierarkiet).
For det første punkt er vi i ITS kommet langt. Der er god trivsel, folk arbejder godt sammen og har det godt i teamsene. Men særligt indenfor de to sidste områder kan der være behov for en yderligere indsats. På den baggrund præsenterede Michael Collin en række konkrete handlingspunkter, der skal være fokus på den kommende tid.
For at skabe medinddragelse om arbejdsopgaver indføres der GRUS i ITS (GRuppeUdviklingsSamtaler) som de første på AAU. HR hjælper ITS i gang. Desuden genindføres den interne trivselsmåling.
Det er i ITS-SA blevet besluttet, at de 7 højst prioriterede indsatser bliver sat i gang, sammen med alle der vedrører noget fysisk. 5 af de 7 har været drøftet i gruppearbejdet i dag, og inputs fra gruppearbejdet vil virker som kickstart for indsatsområderne.
Fokus på fremtidens digitalisering
Den anden del af medarbejdermødet handlede om øget digitalisering på AAU, præsenteret af Flemming Koch. ITS har i maj måned på vegne af det samlede AAU søgt om flere midler til øget digitalisering i 2017 og 2018 – direktionen har bevilliget disse.
Universitetet afsætter årligt 7 mio. kr., men på grund af merbevillinger, den seneste på 15 mio. kr., er der afsat 42 mio. kr. til digitalisering i 2017. I 2018 er der afsat 33 mio. kr. til digitalisering. At der bliver allokeret flere midler til digitalisering ses som et tegn på, at der er tillid til ITS og til at ITS kan levere. Ekstrabevillingerne er alle allokeret til konkrete indsatser.
Udover midler til engangskøb i 2017 og 2018 er der også bevilliget midler til nye stillinger i ITS til blandt andet Oracle, Java og konkrete projekter.
Bevillinger betyder nye kolleger
Der blev spurgt, hvordan nye stillinger harmonerer med opsigelserne i ITS sidste år. Flemming svarede at selv om disse to ting tidsmæssigt ligger lige op af hinanden så er der ingen sammenhæng. Tilbage til sommer 2016 begyndte universitetsdirektøren at nævnte besparelser i hele Fælles Service, for at skabe en anden ratio mellem VIP og TAP. Denne besparelse ramte hele Fælles Service. Her - et år senere - har direktionen et ønske om større digitalisering. Dette betyder en bevilling til ITS i sommeren 2017.
Der er i forbindelse med de nye stillinger oprettet en kort video omkring hvordan det er at arbejde i ITS. Jeppe fra sekretariatet har sammen med Joe lavet den første medarbejdevideo. Det er vores ønske at lave flere, og alle, der har lyst til at deltage i en video, blev opfordret til at stille op. Den nuværende video kan ses på ITS’ hjemmeside.
Digitaliseringsstrategien er afleveret
På den lange bane afleverer ITS digitaliseringsstrategien til direktionen i dag. Strategien strækker frem til 2025. Der har været en stor grad af inddragelse og høringer på universitetet i forbindelse med udarbejdelsen. Der er ligeledes udarbejdet en række indsatser.
På den korte bane, mere oktan og flere stillinger. På den lange bane endnu mere at det samme.
Der blev spurgt til digitaliseringsstrategien, og høringsrunden. Det har været svært at finde strategien. Høringsrunden har været ret struktureret, hvor det har været defineret fra starten hvem der skal høres. Derfor har den ikke været åbent for høring blandt samtlige 33.000 brugere på AAU.
Mødet blev afsluttet med en øl og et ønske om en god sommer.