Slettepolitik
Sikkerhedsrådgiver Teia Melvej Stennevad (AAU’s kommende Data Protection Officer) vurderer, at slettepolitik er det område, hvor AAU er mest udfordrede ift. databeskyttelse. Det er en omfattende proces at få afklaret hele det retslige grundlag for sletning (herunder særlovgivningen) og udarbejdet en overordnet slettepolitik. Derfor ligger opgaven med at slette de personoplysninger, der skal slettes, først efter 25. maj 2018.
Det er vigtigt, at medarbejderne ikke går i gang med at slette data allerede nu, da AAU også har pligt til at gemme bestemte personoplysninger. Ifølge Teia Melvej Stennevad har AAU behandlingshjemmel til størstedelen af de data, vi behandler. Dette er set i lyset af AAU’s omfattende journaliseringspligt.
Henvendelser om databeskyttelse
GDPR-projektgruppen modtager en del spørgsmål om bl.a. databeskyttelsesforordningens betydning for medarbejdernes arbejdsgange. Projektgruppen har ikke tid til at besvare alle henvendelserne og vil derfor gerne henvise medarbejderne til hjemmesiden www.persondata.aau.dk, som indeholder information om databeskyttelse på AAU og opdateres, hver gang der er nye aktiviteter og oplysninger.
Teia Melvej Stennevad er endnu ikke officiel kontaktperson ift. databeskyttelse på AAU, da hun først tiltræder som Data Protection Officer (DPO) d. 25. maj 2018.
Behandlingsaktiviteter og GAP-analyse
Nøglemedarbejderne på GDPR-projektet har ydet et stort stykke arbejde med beskrivelse af fortegnelser over behandlingsaktiviteterne. Alle indleverede fortegnelser er ved at gennemgå et kvalitetstjek, så de er klar til den efterfølgende GAP-analyse.
Projektgruppen har besluttet at løfte en større del af arbejdet med GAP-analysen, da det giver en tidsmæssig fordel. Derfor udføres det første arbejde med GAP-analyserne centralt, og nøglemedarbejderne vil derefter blive involveret i det afsluttende arbejde. Når vi kommer dertil, vil GDPR-projektgruppen mødes med nøglemedarbejderne og sætte dem ind i, hvad der skal laves.
Tidsplan og information
Nedenfor ses en tidsplan for implementeringen af databeskyttelse på AAU, som også er udsendt til nøglemedarbejderne. Det er ikke muligt at bestemme tidspunkterne for alle kommende aktiviteter angående de tekniske løsninger, da de stadig er under udvikling. Tidsplanen opdateres løbende på www.persondata.aau.dk – også med de opgaver, som først ligger efter 25. maj 2018.
