Signe Flou Nørgaard i Sekretariatet er ansvarlig for at godkende de rejse- og udlægsrapporter, som ITS-ansatte opretter, og bruger derfor også selv en del tid i RUS2:
- ”Vi oplever et mere intuitivt og brugervenligt system, som gør arbejdsgangen en del nemmere både for medarbejderne, der selv skal oprette rejse- og udlægsrapporterne, men også for os, der skal godkende dem”, fortæller hun.
Der er dog i det nye system ganske få faldgruber ved oprettelse af udlægsrapporter, som - hvis man er opmærksom på dem - nemt kan undgås. Det vil både gøre det nemmere og hurtigere for medarbejderen selv, når rapporten oprettes i RUS2, men også spare en arbejdsgang ekstra, når den sendes videre i systemet til Sekretariatet og ØA.
Anbefalinger til rejse- og udlægsrapporter i RUS2
Egencia-salgshonorar
Til salgshonorarer fra Egencia i forbindelse med booking af fly og hotel er der blevet tilføjet en separat omkostningstype. Her skal man vælge den, der hedder ”Salgshonorar – Egencia”, og altså ikke ”Fly” eller ”Hotel”.
Kørselsafregning
Har du kørsel til eller fra egen bopæl, skal det antal km., du har mellem din egen bopæl og din arbejdsplads, fratrækkes. I RUS2 bliver disse km. ikke fratrukket, når man vælger at beregne antal km. ved hjælp af Google Maps. Du skal derfor slå ”Anvend kilometer fra Google Maps” fra og indtaste antal km. manuelt.
Varslinger og staturrapporter fra RUS2
For at være sikker på, at du får besked, når du f.eks. får en udlægsrapport returneret til redigering, skal denne indstilling være slået til. Dette gør du via din Hovedmenu under Administration > Mine indstillinger. I fanen ”Varslinger” kan du tilvælge at få varslinger og statusrapporter fra RUS2.
I det nye rejseafregningssystem er det ikke længere nødvendigt at indlevere de fysiske kvitteringer til Sekretariatet, så længe alle bilag er uploadet i afregningen. Men behold dem for en sikkerheds skyld til udlægsrapporten er afregnet.
På Rejsekontorets hjemmeside kan du finde vejledninger til rejseafregninger, udlæg og forskud, b.la. hvordan du opretter diæt og kørselsafregning.
Har du spørgsmål eller behov for hjælp til RUS2, rettes henvendelse til Signe Flou Nørgaard.
HUSK at det også er Signe, der skal vælges som godkender af rejseafregninger, udlæg og forskud.