Mødeafholdelse

Mødeafholdelse

• +

  1. Mødeforplejning

  Bestilling af forplejning

  Skal du afholde et møde og i den forbindelse bruge forplejning, skal du sende en mail til FRB1 Servicecenter på servicecenter-frb1@aau.dk med følgende oplysninger:

  Navn på mødet (formål):
  Dato:
  Klokkeslæt (både start og slut):
  Adresse:
  Lokale:
  Hvad de ønsker at bestille:
  Allergi / vegetarisk / vegansk tilpasning:
  Ønskes der service (koster ekstra):
  Ønskes levering til lokale eller kølerum (FRB1):
  Omkostningssted:
  Disp.nr.:
  Fulde navne på deltagere (noter ud fra navnet hvis der er tale om en ekstern):

  ***Hvis forplejning bestilles ifm. sikkerhedsprojekt eller digitaliseringspuljen SKAL den fulde kontostreng til enhver tid medsendes.

  OBS: forplejningen SKAL bestilles senest 36 timer før mødestart. I ferieperioder skal det formentlig sendes før. 

  Det anbefales at forplejningen bestilles en halv time før mødet starter i tilfælde af forsinkelser.

  I udgangspunktet bestilles al forplejning gennem Jespers Torvekøkken eller gennem Foodhub på Innovate, hvor Faculty Club restauranten også har hjemme. Det er KUN muligt at bestille forplejning via ekstern catering, efter skriftlig dispensation fra Flemming Koch - aftalerne herfor kan ses her.

  Det er IKKE tilladt selv at bestille forplejning, da det giver udfordringer, når fakturaen skal betales, og at vi derved ikke har kendskab til alle oplysninger vedr, mødet og dets deltagere. Det er derfor vigtigt, at alle bestillinger sendes til servicecenter-frb1@aau.dk

  Har du spørgsmål i forbindelse med mødeforplejning, kan du kontakte servicecenter-frb1@aau.dk

• +

  2. Lokalereservation

  ITS har adgang til følgende 2 systemer til reservation af mødelokaler, projektlokaler og seminarrum:

  • Lokalereservation (Web-book)
  • Booking via Outlook-mødeindkaldelser

  Har du spørgsmål i forbindelse med lokalereservation, kan du kontakte FRB1 Servicecenter på servicecenter-frb1@aau.dk

   

• +

  3. Møder ud af huset

  Ofte er der behov for mødelokaler på andre lokationer end AAU. Det kan f.eks. være ifm. et seminar, et møde med eksterne eller et teamarrangement.

  AAU har samarbejdsaftaler med flere hoteller og kursussteder fordelt rundt i landet. Du finder både mødepakker, priser og aftaler nederst på siden her.

  Ifm. bestilling/reservation af "møder ud af huset", skal ITS-sekretariatet have følgende oplysninger tilsendt:

  Navn på mødet/seminaret (formål):
  Dato:
  Ønsket lokation, f.eks. Scandic Øst:
  Krav til udstyr i lokale:
  Ønsker til forplejning:
  Antal personer:
  Fulde navne på deltagere (noter ud fra navnet hvis der er tale om en ekstern):
  Evt. omkostningssted:
  Evt. projektnummer:
  Disponeringsnummer:

  I tilfælde af overnatning, skal vi vide hvor mange værelser der ønskes bestilt, samt fulde navn på alle overnattende gæster. Det er et krav fra hotellerne.

  Oplysningerne sendes til servicecenter-frb1@aau.dk - har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte førnævnte mailadresse.

• +

  4. Restaurant

  Har du eksterne gæster på besøg, skal dit team afholde et teamarrangement med bespisning ud af huset eller skal du af anden årsag benytte dig af et arbejdsrelateret restaurantbesøg, har AAU nogle samarbejdsaftaler hos flere restauranter.

  Du kan læse mere om hvilke restauranter der er aftaler med samt hvordan aftalerne lyder, ved at klikke her.

  Ifm. bestilling/reservation på restaurant, skal ITS-sekretariatet have følgende oplysninger tilsendt:

  Navn på mødet (formål):
  Dato:
  Restaurant:
  Antal personer:
  Fulde navne på deltagere (noter ud fra navnet hvis der er tale om en ekstern):
  Evt. omkostningssted:
  Evt. projektnummer:
  Disponeringsnummer:

  Oplysningerne sendes til servicecenter-frb1@aau.dk - har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte førnævnte mailadress

• +

  Skabeloner

  Denne side er under kontinuerlig udvikling. Nye skabeloner vil løbende blive lagt til siden. Skabelonerne og deres guides vil blive opdateret.

  Skabelonerne er for alle i ITS.

  Herunder kan du finde følgende ITS-skabeloner:

  • Mødeindkaldelse med dagsorden
  • Dagsorden - Word
  • Referat - Word
  • Præsentation - PowerPoint
  • Dørskilte

  Mødeindkaldelse med dagsorden - WORD

  Til mødeindkaldelser kan der tages udgangspunkts i ITS-skabelon for mødeindkaldelse med dagsorden

  Du finder mødeindkaldelses-skabelonen i Word her.

  Dagsorden - Word

  Til mødebrug kan der tages udgangspunkt i ITS-skabelonen for dagsordener.

  Du finder dagsorden-skabelonen i Word her.

  Referat - Word

  Til mødebrug kan der tages udgangspunkt i ITS-skabelonen for referater.

  Du finder referat-skabelonen i Word her.

  Notat - word

  Til mødebrug og lign. kan ITS-notatskabelonen tages i brug.

  Du finder notat-skabelonen i Word her.  

  Præsentation - PowerPoint

  I PowerPoint skabelonen findes der sider i to forskellige temaer: et i blåt og et i blå-grønt – officielle AAU farver. Ud over farverne er temaerne ens. Begge temaer findes med dansk formatering (DK) og engelsk formatering (EN). Valget mellem den danske og engelske formatering påvirker ting som dato og logo.

  Nedenstående guide går ud fra, at du har downloadet den nyeste version af skabelonen til din computer. 

  Guide og tips til brug af skabelonen:

  • Dobbelt-klik på PowerPoint skabelonen på din computer. Der åbnes en ny fil som skal gives et nyt navn og gemmes. Skabelonen vil forblive uberørt.
  • Brug knappen 'Nyt Dias' under fanen 'Startside' for at få et overblik over hvilke mulige dias du kan indsætte. Vælg og indsæt derefter et dias der passer til det indhold, du ønsker at fremvise. Jeg har forsøgt at give diasene beskrivende navne. Under ’Nyt Dias’ indikerer Overskrifterne ’ITS Dansk / Engelsk’, hvilket sprog diasene er egnede til.
  • Brug skabelonens dias som du ønsker. Navnene og beskrivelserne er blot vejledende.
  • Klik på et tekst-felt og skriv din tekst. Teksten kan formateres med samme metoder som fx i Word.
  • Indsætter du billeder, bør du sørge for, at de følger layoutet - de præsenterer sig bedst, hvis de følger de eksplicitte og de imaginære linjer i layoutet. Giv dem gerne 'luft' (tomt område) omkring sig, hvis muligt. Du kan med fordel også bruge rammer om billederne, hvis der er fare for at de ’smelter sammen’ med hinanden eller grafikken. ’SmartArt’ er velegnet til dette formål – mere herom i næste punkt.
  • Brug gerne ’SmartArt’ – findes under fanen ’Startside’ og derunder ’paragraf’ området. Det er en slags automatiseret layouter til indhold. Du taster blot nogle punkter (eller indsætter nogle billeder) i et dias, markerer indholdet og klikker på ’SmartArt’ knappen. Du bliver præsenteret for nogle muligheder. Før musen over en mulighed og se effekten med det samme. I bunden kan du med fordel finde flere gode muligheder. Indsætter du SmartArt vises det i de officielle AAU farver.
  • Opnå en lavere hierarkisk placering af tekst via denne knap under fanen ’Startside’ og derunder ’paragraf’ området. Knappen til venstre ændrer til højere hierarkisk placering. Dette er især brugbart i lister og SmartArt.
  • Ønsker du, at et tekstfelt fremstår tomt på et dias, lader du bare den præ-indsatte tekst stå. Den præ-indsatte tekst vil aldrig blive vist i præsentationen, når den fremvises.

  Billeder fra præsentation-skabelonen - klik:

  

  Download PowerPoint-skabelonen til præsentationer:
  ITS-Præsentation-v3-2013-11-12.potx
   
  Download guide til PowerPoint-skabelonen til præsentationer:
  ITS-Præsentation-Guide-v3-2013-11-12.pdf

  Dørskilte - en,to eller flere personer

  Når medarbejdere skifter kontor eller medarbejdere stopper/starter, er det nu muligt selv at hente skabelonerne til nye dørskilte.  Der er skabeloner til:

  • ​Én person
  • To personer
  • Flere personer

   

  OBS: Siden er ikke opdateret - kontaktperson, Marianne Fuglsang Welling Farsinsen