E-valg er en forkortelse for elektronisk valg. Valget afholdes hvert år, men kaldes et stort valg, når der hvert 4. år udskrives valg til alle råd, nævn, udvalg og bestyrelsen. Valget i år er et stort valg, og valgudvalget har tidligere sendt en mail til alle ansatte om emnet. Du kan læse indholdet her.
ITS’ rolle
ITS har til opgave at indsamle oplysninger fra de forskellige datakilder, så der kan dannes et præcist overblik over, hvad hver enkelt vælger skal have stemmeret til. Dette afgøres ud fra, hvilken uddannelse den studerende er indskrevet på og hvilken organisatorisk enhed, den ansatte er ansat i pr. 1. september. Informationen samles i en e-valgs-database, således at Valgsekretariatet under Studieforvaltningen kan sørge for, at alle får mulighed for at stemme til de rigtige valg og delvalg. Når dette arbejde er færdigt, uploades data til eVote-systemets database som hostes på DTUs datacenter i Lyngby under ØSS-samarbejdet.
ITS skal sørge for, at hver enkelt vælger kan blive godkendt igennem AAUs portal, således at vælgeren bliver mødt med de elektroniske valglister fra netop de råd og nævn, som vælgeren har ret til at stemme til, når der logges på eVote-portalen.
Der etableres et beredskab på Aalborg Universitet for at kunne afhjælpe de problemer, der måtte opstå undervejs i valgperioden. ITS varetager en stor del af den opgave - hvis du er nysgerrig, kan du se beredskabsplanen her.
Nyudvikling på det lokale eValg i 2015
Til at understøtte tildeling af valgretten for den enkelte VIP, er der hentet oplysninger ind fra ressourcestyringssystemet (RES). Oplysninger, der kan bestemme, hvor den enkelte underviser har valgret (stedbestemmelse (AAU, ESB, CPH, FRH), fakultet, institut) ud fra, hvor hovedparten af undervisningen i timetal er rekvireret.
For at sikre, at det er det korrekte brugernavns login, der er oplyst til eVote portalen, er alle (UserPrincipalNames) i år hentet ind fra eduser frem for oplysningerne i SCANPAS for medarbejderne.
Der eksisterer et evalgs-frontprogram (EVFP) udviklet i ORACLE APEX, der hidtil har givet mulighed for at tilpasse Indikator-dataene for de studerende. Undervejs i processen i september 2015 er det gået op for Valgsekretariatet, at der ligger en meget stor tidsbesparende faktor i også at få medarbejderdataene tilpasset i frontsystemet, inden dataene uploades til eVote. Det indvilgede ITS i at udvikle, og i skrivende stund ventes der spændt på at se frugten af indsatsen.