IT-direktør Flemming Koch indledte mødet med at præsentere de fire nye ITS medarbejdere, der er startet siden sidste møde; 3 arkitekter og 1 supportelev. Herefter blev fokus lagt på 2016, hvor IT Services har leveret rigtig mange gode resultater: blandt andet er ITS blevet mere synlig på resten af universitetet, projekterne er på vej mod grøn status, og Office 365 bliver udbudt til alle. Samtidig har ITS formået at levere Apps på meget kort tid og give en stabil drift og support til brugerne.
ITS i 2017:
Efter gennemgangen af resultaterne fra 2016 satte Flemming fokus på det kommende år. 2017 bliver et år, hvor ITS siger farvel til en række gode medarbejdere. Det er ikke en ønskværdig situation, men det er desværre et faktum. Derfor er der også en række services, der bortfalder, dog skal ITS stadig være en attraktiv samarbejdspartner for resten af universitetet.
Der bliver ændret en række koordinationsopgaver, og der vil komme en mere klar arbejdsdeling i form af ”plan-build-run”. Målet er, at alle medarbejdere skal løftes 10 % kompetencemæssigt – dette skal blandt andet ske via udviklingsplaner, der aftales i MUS og LUS.
Som en konsekvens af det færre antal medarbejdere vil der blive købt mere hjælp udefra i form af eksempelvis konsulentbistand og studentermedhjælpere. Samtidig skal tiden bruges bedre fremover. Derfor skal der afholdes færre men mere effektive møder.
Der er behov for en ny og mere simpel IT-beslutnings- og styringsstruktur. Der bliver brugt for mange kræfter på møder i den nuværende struktur. Derfor skal det nye strategiske digitaliseringsråd udelukkende beskæftige sig med strategiske projekter.
2017 handlingsplaner for de enkelte afdelinger
Efter Flemmings præsentation af Plan 2017 fik afdelingscheferne mulighed for at præsentere deres planer. Afdelingernes planer bliver udmøntet igennem 43 handleplaner.
Strategi og Portefølje – Joining Forces
Strategi og portefølje (STP) vil i 2017 blandt andet have fokus på at få den nye afdeling op at køre samt færdiggøre digitaliseringsstrategien. Strategi og Portefølje dækker over følgende teams: Arkitektur og Digitaliseringspartnere.
Overskrifterne for STPs handlingsplaner er: ”Sammenhængskraft og helhed”, ”Fundament for højere modenhedsniveau” og ”Strategi og styring”.
Projekter og Systemforvaltning – Double Half
Projekter og Systemforvaltnings (PSF) mål er, at projekter skal gennemføres på den halve tid med dobbelt slagkraft. Afdelingen dækker over følgende teams: Projekt, Systemforvaltning og Udvikling. Målet er at levere til aftalt tid, pris, indhold og kvalitet.
PSF har 12 handlingsplaner for såvel hele afdelingen som for de enkelte teams. Handlingsplanerne kan ses i detaljer i præsentationen fra medarbejdermødet, som findes nederst i artiklen.
Support Services – Ready for Step Change
Der har I det seneste år været fokus på at få support op på et stabilt niveau. Næste trin er altid at kunne levere til tiden. Dagligdagen skal planlægges så godt som muligt og med begrænset styring.
Support har 3 hovedområder med 6 handlingsplaner. Hovedområderne er ”Servicering og måling”, ”Automatisering og konsolidering” og ”Organisations og medarbejderudvikling.”
Infrastruktur – anytime, anywhere, anyhow
Infrastrukturs (IFS) mål er lette at identificere, da de er de samme, som de har været i mange år. Sikker, stabil og effektiv drift. Brugerne har en forventning om, at infrastrukturen virker.
Der er derfor 4 hovedområder i IFS: ”Servicering”, ”Automatisering”, ”Konsolidering” og ”Stabilisering”.
Sekretariatet – Agile Service
Sekretariatet har længe haft fokus på ”hvad vi kan gøre for dig i dag”. I 2017 skal der fokus på automatisering, så flaskehalse kan undgås – det vil betyde en større grad af selvbetjening.
Handleplanerne for 2017 er ”Kommunikation”, ”Økonomistyring” og ”Målinger”.
Sikkerhed – better secure than sorry
Sikkerhedsområdet påvirker alle medarbejdere i ITS, og derfor har alle medarbejdere et ansvar for at tænke sikkerhed ind i hverdagen.
I Sikkerhed er der lavet 8 handlingsplaner der dækker alt fra EU’s Persondataforordning, Sikkerhed i projekter og Kontrakter, Logning osv.
Afslutning
Alle handlingsplanerne ligger på intranettet under indsatsområder i ITS, ”Plan 2017”. Alle medarbejdere opfordres til at gå ind og læse handlingsplanerne.
Sammen med handlingsplanerne vil digitaliseringsstrategien sætte rammerne for arbejdet i 2017.