Projektkontoret kan kigge tilbage på et meget positivt 2015 og en tilvækst i antallet af projektledere, såvel som en konsolidering af vitale services og ikke mindst gennemførsel af det primære arbejdsområde – digitaliseringsprojekterne. Intet nytår uden et par nytårsfortsæt og for projektkontoret er det ingen undtagelse. Her arbejdes der pt. på følgende strategiske digitaliseringsprojekter:
- Digital eksamen Thøger Elmelund Kristensen
- Datafordeler (ESB) Hanne Lützow Kirk
- FI&D Merete Lyngdrup Madsen
- It KvUd Krestine Pedersen
- Uddannelsesbasen
- Videokonference Sabine Jensen Jåtog
- IDM Lotte Bonderup (forretning) / Jonas Storgaard Hansen (it)
- AdmForskPro Hanne Lützow Kirk
- Skemalæg. og lokalebooking Heidi Friis Thomsen
Herudover udbyder projektkontoret følgende services, der supporteres som følger. Tøv derfor ikke med at bede om råd og vejledning når du skal anvende en service:
- Projektmodellen Heidi Friis Thomsen, Lotte Bonderup
- ProjectFlow Hanne Lützow Kirk, Thøger Elmelund Kristensen,
Jonas Storgaard Hansen - Værktøjskassen Krestine Pedersen, Merete Lyngdrup Madsen
- Ressourceplanlægning Sabine Jensen Jåtog, Kasper Søndergaard Andersen
Hvad bringer 2016 så for projektkontoret, mfl.:
Projektøkonomistyring
Som tidligere skrevet i et nyhedsbrev er projektkontoret i gang med at implementere projektøkonomistyring for alle digitaliseringsprojekter. Styringsmodellen understøtter den kommende it-finansieringsmodel, som Økonomiafdelingen har udarbejdet i efteråret 2015. Projektøkonomistyring indebærer, at der udarbejdes en proces og skabeloner for etablering af et projektbudget, samt retningslinjer for identificering af poster i budgettet, disponering og opfølgning deraf. Alle projektledere i projektkontoret bliver i foråret 2016 uddannet i projektøkonomistyring. Der vil løbende komme informationer omkring denne indsats.
Bedre statusrapporter
Projektkontoret har i over et år, den første tirsdag i hver måned, afleveret en statusrapport i ProjectFlow. Statusrapporten har indtil videre indeholdt projektets forventede start- og slutdato, trafiklys for omfang, tid og omkostninger samt i prosa, en uddybende beskrivelse af status siden sidst og i tilfældet af problemer, en beskrivelse af de handlinger der skal korrigere for disse. Indtil videre har statusrapporterne været forbeholdt projektstyregrupperne og senest er de opsamlet og også udsendt til programmerne til orientering – den hidtidige statusrapportering egner sig bedst til brugere indenfor projektet. I Q1 2016 udarbejder projektkontoret i samarbejde med BRM’erne en ny skabelon til statusrapportering, der sikrer at status kan deles med interessenter, der ikke i det daglige er helt nede i projektets materie. De nye statusrapporter vil blive tilgængelige på http://www.itbeslutninger.aau.dk/.
Projektreview
Det er en kendsgerning, at ISR skal godkende at digitaliseringsprojekter igangsættes. I forbindelse med denne godkendelse vil der i nær fremtid komme review på alle indstillinger om nye projekter. Review etableres for at sikre en ensartet fremstilling af projekterne, herunder hvorfor er projektet nødvendigt, hvad omfatter projektet og hvor meget koster det at etablere. Projektlederne bruger i samarbejde med projektets interessenter, rigtig meget tid på at tilvejebringe solide informationer, som skal støtte projekterne i form af planer, budgetter, kontrakter, mv. Igennem et review får projektlederne fremadrettet mulighed for at præsentere materialet overfor en reviewkomité, der kan godkende kvaliteten, inden det går videre til beslutning i ISR.
Vejledninger og politikker
Der er gang i skriveriet og meget snart vil de første vejledninger til projektmodellen, ProjectFlow, mv. blive tilgængelige på http://projektmodel.its.aau.dk. Den bedste måde at hjælpe brugerne af projektkontorets services er, at lytte til hvor spørgsmålene oftest opstår og omsætte det til nemme og tilgængelige vejledninger. Arbejdet er i gang og der vil løbende komme flere vejledninger til på siden. Bla. kan man nemt se hvordan et projekt oprettes, hvordan en statusrapport skrives eller hvordan man tilføjer ekstra brugere til et projekt i ProjectFlow.
Udover vejledninger bliver der også lagt vedtagne politikker op på websitet. Senest har ISR vedtaget en ny politik for faseskifte mellem projektets faser og denne placeres selvfølgelig også på projektmodellens website.