Medarbejder i ITS

Fastansættelse

Efter godkendelse fra afdelingslederen og så snart ansættelsesprocessen ønskes igangsat, kontaktes ITS-sekretariatet via mailen hr-its@its.aau.dk. Se den fulde procedurebeskrivelse eller tjekliste nedenfor. 

På ITS' afdelingsteam på Teams finder bl.a.:

• "Tjekliste" ved ansættelse af nye medarbejdere 
• "Præferenceskema og velkomstmail" - skabeloner
• "Opfølgnings- og prøvetidssamtaler" - skabeloner

Midlertidig ansættelse

Samme procedure som ved fastansættelse af personale, dog kan midlertidige stillinger besættes uden opslag i op til 1 år.

Har du spørgsmål i forbindelse med ansættelser, kan du kontakte hr-its@its.aau.dk. 

Nyansættelse af studentermedhjælpere

Du kan læse mere om ansættelse af studentermedhjælpere her.

Vejledning til jobbank for ansættelsesudvalg.

Alle nye studentermedhjælpere skal gennemføre et GDPR- og IT-sikkerhedskursus snarest muligt efter ansættelse. Kurserne tilgås ved at logge på med ITS-brugernavn (ikke student-mailadresse).

FORLÆNGELSE AF STUDENTERMEDHJÆLPER

Du kan læse mere om forlængelse af studentermedhjælpere her

Vær' gerne opmærksom på de nye regler vedr. prosa studentermedhjælpere, hvor disse nu er månedslønnet. 

Spørgsmål

Har du spørgsmål til ansættelse, forlængelse eller timesedler vedr. studentermedhjælpere, kan du kontakte hr-its@its.aau.dk 

Her kan du læse om reglerne for DRAM (Det Rummelige ArbejdsMarked), herunder hvordan du skal forholde dig, hvis du ønsker at ansætte en person i virksomhedspraktik, løntilskud eller fleksjob.

Senest 4 uger inden ansættelsesstart og efter godkendelse fra afdelingsleder, kontaktes hr-its@its.aau.dk så ansættelsesproceduren kan blive igangsat og videreekspederet til rette instanser i rette tid.

Nedenfor er et eksempel på hvad vi f.eks. skal bruge fra teamleder til en virksomhedspraktik:

• Godkendelse fra afdelingsleder
• Praktikbeskrivelse fra teamleder. Skriv gerne i praktikbeskrivelsen, hvis det ikke er indlysende, hvad vedkommende skal i virksomhedspraktik som (akademisk medarbejder, IT-medarbejder eller lign.), samt ugentlig arbejdstid (må ikke overstige 37 timer)
• Evt. navn og kontakt oplysninger på kontaktperson på jobcenteret hvis det er en forudbestemt person, vi skal have i virksomhedspraktik.

Læs mere om Det Rummelige Arbejdsmarked (DRAM) her

Har du spørgsmål i forbindelse med ansættelser inden for DRAM, kan du kontakte hr-its@its.aau.dk

Diverse informationer vedr. elevansættelse

På ITS' afdelingsteam på Teams finder bl.a.:

"Tjekliste" ved ansættelse af nye medarbejdere. Skabelon.
"Præferenceskema og velkomstmail" - skabeloner
"Opfølgnings- og prøvetidssamtaler" - skabeloner
 

Prøvetidssamtale

Der afholdes prøvetidssamtale inden de første tre måneder af elevtiden er gået.

Ved prøvetidssamtalen skal der udfyldes en prøvetidsblanket. Du kan finde den i ovenstående link i teams. 

Blanketten til prøvetidssamtale skal underskrives af både leder og elev. Godkendelse på mail fra begge parter er fint, så længe blanketten er vedhæftet ved godkendelse. Blanketten sendes til hr-its@its.aau.dk som arkivere blanketten på elevens personalesag i WorkZone og sender den via link i WorkZone til hr@adm.aau.dk.

Ferie

Du kan læse om ferieregler for elever på AAU her

Spørgsmål

Har du spørgsmål til ansættelse af elever, kan du kontakte hr-its@its.aau.dk.

Skabeloner til prøvetidssamtaler

Hjælpeværktøj - trin for trin til ledere ifm. fratrædelse

ITS-ansatte kan bestille ny mobiltelefon her samt ændre/afmelde nuværende abonnement (efter forudgående aftale med leder).

ferieregistrering

Hvis du har problemer med at komme i Statens HR, så prøv via. google chrome og via. dette link. Hvis det stadig ikke virker, så send en mail til Camilla Westergaard. 

Ift. til Statens HR er der nogle ting du skal være opmærksom på: 

• Som medarbejder må du kun bruge systemet til at se din saldo og eksisterende fravær, ikke registrere eller ændre fravær. Du kan kun se fravær registreret efter 1. maj 2021. Vejledning til at se saldo og eksistrende fravær i Statens HR, kan du finde her.

• Hvis du ønsker din ferie ændret, som allerede er disponeret, skal du ændre din ferie i din afdelings ferieark under din egen fane. Bemærk der er forskellige ark for hvert ferieår. elark). Hvis du er i tvivl så send en mail til ferie@its.aau.dk. 

• Du skal være opmærksom på, om du går mere end 2,08 dage i minus da du i såfald ikke kan flytte din ferie til pågældende tidspunkt. Hvis du særlige feriedage til rådighed, kan du bruge disse i stedet. 

• Vær opmærksom på, at der ikke kan slettes feriedage uden at disse flyttes til en ny dag, da al din ferie skal være disponeret.

• Herefter skal du sende skemaet til godkendelse (bare et screenshot af af skemaet) ved din leder eller sætte din leder på cc. og sende din mail til ferie@its.aau.dk, alt afhængig af, hvad der er aftalt med din leder i din afdeling. 
• Særlige feriedage optjenes og afholdes som hidtil. Dvs. særlige feriedage optjenes 1.januar. - 31.december og afholdes 1.maj. - 30. april året efter. Du optjener 0,42 dage om måneden. Dvs. hvis du er ansat den 1.2.2020, så har du optjent 4,62 dage til afholdelse den 1.5.2021 - 30.4.2022.

Disponering af ferie for ferieår

Hvor meget ferie skal jeg disponere?
Du optjener løbende 2,08 feriedage pr. måned, dvs. 25 feriedage i alt i perioden 1. september – 31. august. Feriedagene kan afvikles i perioden fra 1. september 2021 til 31. december. Derudover optjener du i kalenderåret 5 særlige feriedage, som kan afvikles i perioden fra 1. maj til 30. april. 

Hvordan kan jeg se hvor meget ferie jeg har tilbage fra sidste ferieår eller fra miniferieåret? 

Her kan du finde oplysninger om, hvilke fridage du har med løn på AAU. 

Spørgsmål til ferie kan stilles til vores ferieregistrant Camilla Westergaard og Teresa Tjørnegaard på ferie@its.aau.dk.

Opdateret 14-12-2023

Post corona - principper for arbejde

Fleksibelt arbejde i FS - på campus og på distancen

Standard PC-arbejdspladser i FS 1.2

På hver afdelings fileshare er der i mappen "Tidsregistrering" oprettet en undermappe for hvert team. Her findes en skabelon til registreringen, som kopieres, navngives med fornavn og efternavn og gemmes i samme mappe igen.

I skemaet indtastes løbende plus-/minustid for de dage, hvor der arbejdes mere eller mindre i forhold til det aftalte daglige timeantal (f.eks. 37 timer fordelt med 7,5 time mandag-torsdag og 7 timer om fredagen) – se vejledning i skabelonen.

Skemaet ligger på afdelingernes fileshare, så nærmeste leder løbende kan holde sig orienteret om status på flekstid. Skemaet skal derfor ikke fremsendes til nærmeste leder hver måned.

Registreringen i ITS omfatter kun arbejdstiden, og ikke registrering af, hvordan selve arbejdstiden anvendes.

Du kan læse mere om fleksibel arbejdstid på i AAU håndbogen.

Spørgsmål i forbindelse med flekstidsregistrering bedes rettet til sekretariatet på mail hr-its@its.aau.dk 

AAU ansatte har ret til løn under fravær ifm. graviditetsundersøgelser, hvis disse skal foregå i arbejdstiden.

Fravær ifm. graviditetsundersøgelser betegnes som frihed med løn og skal ikke registreres som sygefravær, men blot aftales med nærmeste leder.

Du kan læse mere omkring AAU's regler ifm. graviditet og barselsorlov i AAU håndbogen.

Vær med i ITS' personaleforening Offline. Læs mere om arrangementer og praktiske oplysninger på personaleforeningens hjemmeside.

Her kan du læse om, den gældende politik i forhold til visning af kalendere i ITS.

Kalenderpolitikken er gældende for alle ITS-medarbejdere og blev besluttet den 13.03.2013.

• Alle ITS-medarbejdere kan se alle andre ITS-medarbejderes kalender for så vidt angår ”Emne og sted”, men ikke indhold.
• Øvrige brugere (udenfor ITS) kan alene se, om en ITS-medarbejder er ”Ledig" eller "Optaget”.

Politikken er blevet konfigureret centralt, hvorfor den enkelte medarbejder ikke behøver at ændre indstillinger i Outlook el. lign.

Du kan se den overordnede AAU-politik her

Registrering af omsorgsdage

• Medarbejderen sender en mail med ønsket til ferie@its.aau.dk – HUSK at notere, at der er tale om omsorgsdage og hvor mange dage der ønskes afholdt.
• Sekretariatet registrere omsorgsdagen(e) i Statens HR.
• Du kan se din saldo på omsorgsdage i Statens HR. Vejledning her. Bemærk du må ikke registrere omsorgsdage i Statens HR. 

Medarbejdere der har fået et barn i 2021, har pt. ikke fået tildelt omsorgsdage. Det er en fejl og HR-afdelingen får dem tildelt hurtigst muligt. Du kan naturligvis bruge dem, selv om de ikke er i systemet. Så registrere vi dem når de er tildelt.  

Spørgsmål vedr. omsorgsdage bedes rettet til ferie@its.aau.dk

Læs mere om omsorgsdage her

Graviditets-, barsels-, fader-, adoptions-, partner- og forældreorlov

Skal du være forældre? Læs om dine rettigheder her

Orlov

Du kan læse om orlov her

Al orlov skal aftales med nærmeste leder.

Spørgsmål i forbindelse med orlov bedes rettet til Camilla Westergaard

Denne sides indhold opdateres løbende af Camilla Westergaard

D. 11. april 2019 var der inviteret til informationsmøde om seniorpolitikken på AAU, herunder hvordan den fungerer i praksis i ITS.

Michael Collin holdt oplæg om emnet – du kan se hans slides fra præsentationen lige her.

Læs mere om AAU’s seniorpolitik i AAU-håndbogen her 

Egen sygdom

• På 1. sygedag sender medarbejderen en mail til sygemelding@its.aau.dk (med kopi til nærmeste leder)
• Mailen skal indeholde oplysning om, fra hvilken dato sygemeldingen skal registreres
• Der kræves ikke øvrig sygemelding, hvis sygdommen forløber over flere dage
• Vær’ opmærksom på at der er anden procedure ved delvis syge-/raskmelding og §56. Punkt kommer længere nede på denne side.

OBS! Hvis du går hjem i løbet af dagen pga. egen sygdom, skal du sende en mail til sygemelding@its.aau.dk med tidspunkt for hvornår du er gået hjem. 

Barnets første sygedag

• På 1. sygedag sender medarbejderen en mail til sygemelding@its.aau.dk (med kopi til nærmeste leder)
• Mailen skal indeholde oplysning om, fra hvilken dato sygemeldingen skal registreres samt, at der er tale om barnets 1. sygedag
• BEMÆRK barnets 2. sygedag kan ikke placeres en mandag, hvis barnets 1. sygedag var fredag da sygedagene altid skal være i sammenhæng.
• Bliver du i forlængelse af barnets 1. og 2. sygedag selv syg, skal dette meldes ind på ny som almindelig sygdom til sygemelding@its.aau.dk  

OBS! Hvis du går hjem i løbet af dagen pga. sygt barn, skal du sende en mail til sygemelding@its.aau.dk med tidspunkt for hvornår du er gået hjem. Denne dag vil gælde som barnets 1. sygedag. Du skal give besked, hvis du har barnets 2. sygedag dagen efter, da du bliver raskmeldt automatisk efter barnets 1. sygedag.

Raskmelding

• Raskmelding foretages den første dag medarbejderen er tilbage på arbejdet ved at sende en mail til sygemelding@its.aau.dk (med kopi til nærmeste leder)
• Mailen SKAL indeholde oplysning om hvilken dato der var sidste sygedag (altså dagen før medarbejderen kom tilbage til arbejdet igen)

Nedenfor kan du se hvordan en raskmeldingsmail kan se ud. Camilla var fraværende fredag d. 6. november og havde første dag tilbage på arbejde mandag d. 9. november. Derfor oplyser hun korrekt, at sidste sygedag var fredag.

§56, delvis syge-/raskmelding og timesedler

Hvis du er delvis sygemeldt/raskmeldt i en længere periode, skal du aflevere timesedler hver 4. uge. Timesedlerne skal sendes til sygemelding@its.aau.dk med leder på cc hver. 4 uge. Hvis du er delvis raskmeldt og samtidig har en §56 aftale, skal du indlevere timesedler og notere derpå, når du har været fraværende pga. §56. Du kan finde timesedler vedr. sygefravær her.

Hvis du har en §56 bevilling, skal du, når du sygemelder dig, skrive om det er sygdom ift. §56 eller alm. sygemelding, sådan vi får det registreret rigtigt ift. refusion.   

Frihed til læge, tandlæge, speciallæge, fysioterapeut, bloddonation mv.

Læs mere i AAU-håndbogen her

Hvordan skal du forholde dig som leder

Længerevarende sygdomsforløb håndteres af afdelingslederne i samarbejde med sekretariatet.

Læs mere om sygemelding her

Der er kommet mere opfølgning på sygefravær. Det betyder at du kan blive kontaktet af din leder og blive indkaldt til sygefraværssamtaler på følgende tidspunkter: 

efter 5, 14 og 28 dages sammenhængende fravær
ved 14 dages sammenlagt sygefravær på 6 måneder
ved 3 sygefraværsperioder på 6 måneder
ved hyppigt fravær på grund af barns første og anden sygedag (5 perioder på 12 måneder)
ved atypiske fraværsmønstre

Kommunen vil kontakte dig efter 4 ugers sygemelding. 

Du kan læse mere om det her

Spørgsmål

Spørgsmål vedrørende sygdom bedes rettet til Camilla Westergaard på sygemelding@its.aau.dk

Senest opdateret 17-11-2022

Bemærk at allerede ansatte prosa studentermedhjælpere pr. 1. maj 2023 overgår til månedsløn. Dvs. herefter skal der ikke indleveres timesedler. 

Timesedlerne kan findes her: 

Når den studerende har udarbejdet en timeseddel, afleveres denne til kontaktpersonen, der godkender med dato samt OK/initialer, eller sender OK per mail. Herefter skal kontaktpersonen få det godkendt ved lederen. Timesedlen videresendes hurtigst muligt af kontaktpersonen med leders godkendelse til sekretariatet, hr-its@its.aau.dk. Sekretariatet konterer og underskriver timesedlen, der herefter fremsendes til HR-løn til udbetaling. Sekretariatet modtager senest timesedler fra kontaktpersonen kl. 12.00 på afleveringsdatoen. Send gerne din timeseddel til din teamleder dagen før sidste afleveringsfrist, men vær obs på at du ikke kan påskrive timer, som ikke er afholdt på afleveringstidspunktet.

OBS. der regnes et gennemsnit pr. måned, når en timeseddel indleveres og dette må ikke overskrides. Dvs. at en gennemsnitlig timeseddel indeholder 4,33 uger, hvilket man ”x” med det antal timer den studerende er ansat med pr. uge. F.eks. 8 timer x 4,33 = 34,64 timer / 15 timer x 4,33 = 64,95 timer.

OBS! Alle studentermedhjælpere må arbejde fuld tid, altså 37 timer pr. uge i juli og august.

Har du spørgsmål til timesedler for studentermedhjælpere, kan du kontakte sekretariatet på mail: hr-its@its.aau.dk

Hvad skal der til

Hvis en medarbejder ønsker at ændre sin beskæftigelsgrad (arbejdstid), skal det først og fremmest godkendes af nærmeste leder og it-direktøren. Sekretariatet indhenter godkendelse fra it-direktøren.

Der kan enten være tale om en midlertidig ændring eller en permanent ændring. Ved midlertidig ændring vil du automatisk gå op/ned i tid igen medmindre aftalen forlænges efter aftale med din leder.

For at kunne udføre ændringen, skal sekretariatet bruge følgende:

• En ansøgning på nedsat tid fra medarbejderen. Det skal vi, da medarbejderen bliver ”ringere” stillet ift. timer og løn.
• En godkendelse fra nærmeste leder.

Både ansøgning og godkendelse kan sagtens være en mailkorrespondance mellem leder og medarbejder.

Ansøgning og godkendelse skal sendes til sekretariatet via. hr-its@its.aau.dk.

Ugentlig fridag

Hvis medarbejderen vælger at holde en ugentlig fridag, vil medarbejderen, når vedkommende holder ferie en uge, stadig stå til at afholde fem dages og ikke fire dage, selvom medarbejderen reelt kun skulle have været på arbejde i fire dage. Systemet kan ikke registrere at medarbejderen har en ugentlig fridag, men kan kun registrere timetallet. Det samme gælder ved særlige feriedage. 

Hvis du holder en ugentlig fridag hver anden uge, gælder der det samme som ovenstående. Der vil blot kun blive registreret hver anden uge medarbejderen holder ferie.

Spørgsmål i forbindelse med orlov og nedsat arbejdstid bedes rettet til Camilla Westergaard

Alle AAU medarbejdere skal have en godkendt profil for at kunne rejse for AAU.

Hvis ikke du har en godkendt rejseprofil, skal du udfylde en blanket, som skal underskrives af nærmeste leder og efterfølgende sendes til oea-rejsekontoret@adm.aau.dk.
Du finder blanketten her.

Rejser skal inden de foretages, godkendes af teamlederen.

Fly, hotel, m.v. skal bestilles hos myCWT. Vejledning til rejsebestilling findes her.
OBS! Alle hotelbookinger i Danmark betales af medarbejderen/hotelgæsten ved udtjekning.

Har du behov for et forskud til din rejse, finder du mere information om dette her.

Du kan læse mere om det overordnet regelsæt for tjenesterejser på AAU her.

På AAU refunderes rejse- og udlægsudgifter nu via det nye rejseafregningssystem RUS2.

Alle ansatte på AAU har adgang til systemet, hvor de kan oprette en udlægsrapport (rejseafregning, udlæg og forskud), som efterfølgende skal godkendes, inden den udbetales til den ansattes NemKonto.

Medarbejderne i ITS skal selv oprette deres rejseafregninger og udlæg. Det er VIGTIGT, at alle rejser har et tydeligt disponeringsnummer - disponeringsnummeret noteres i en kommentar til rejseafregningen og findes hos nærmeste leder. Rejser uden disponeringsnummer vil IKKE blive godkendt.

OBS: Rejser der foretages på følgende omkostningssteder, skal huske at udfylde hele konteringen af rejsen/udlægget, da det for os i sekretariatet ikke er synligt, om medarbejdere rejser ifm. et projekt eller alm. drift. Spørg altid engang for meget, hvis du er i tvivl.

26008    Projekter / campuslicenser
26011    Det administrative spor (DSD)
26012    Forskningssporet (DSD)
26013    Videnssamarbejds sporet (DSD)
26014    PBL Digital sporet (DSD)
26015    Kompetence sporet (DSD)
26016    Det administrative spor (AL)
26017    Digitaliseringspulje
26018    DSUR - Digitaliseringsaktiviteter
26019    SRFI - Digitaliseringsaktiviteter

HUSK ALTID PROJEKTNUMMER på projekter

Bilag
HUSK at sætte alle bilag på din rejseafregning/udlægsrapport - Økonomiafdelingen godtager ikke flybilletter som et bevis for rejseudgiften, hvorfor det er væsentligt, at du vedhæfter de tilsendte fakturaer. Disse kan ofte søges frem ved at søge på "wings@" i uønsket post.

E-transaktion/Korttransaktion
En e-transaktion/korttransaktion er når du har brugt dit AAU kreditkort eller når du har booket via myCWT' bookingside.
E-transaktioner hedder i RUS2 ”Korttransaktion” og findes under oprettelsen af udgifter, når man trykker på ”+ Ny”. Har du ikke nogle e-transaktioner liggende, vil muligheden ikke komme frem – kun muligheden ”Opret manuel udgift”​​

Salgshonorarer opkræves ved alle rejsebestillinger, samt et gebyr opkræves ved alle ændringer og aflysninger – disse SKAL kobles på din rejse og fakturaen for disse skal vedhæftes, så frem gebyret/honoraret ikke i forvejen fremgår af den samlede faktura​.

Har du booket en rejse, som skal ændres/aflyses, kan dette kun ske ved at kontakte CWT via staten.dk@contactcwt.com eller på telefon +45 33637777

Diæter
Diæter kan modtages når rejsen varer mere end 24 timer fra start til slut og oprettes under fanen ”Rejsedage” på din rejseafregning​. Det er de faktiske afrejse- og hjemkomsttidspunkter, du skal notere i felterne.

Vær opmærksom på, at alle måltider automatisk vil være fratrukket. Du skal altså aktivt ind og fravælge de måltider, som du IKKE har modtaget fra andre (ingen flueben er = diætpenge)​.

MAN KAN IKKE BÅDE FÅ UDBETALT DIÆTER OG UDLÆG FOR MÅLTIDER på samme rejse – det er den hyppigste fejl vi oplever​.

Vælger du diæter, skal du huske at fratrække beløbet fra hotelafregningen, som i langt de fleste tilfælde er inkl. morgenmad – den næst hyppigste fejl vi oplever.

Vælger du IKKE diæter, skal du huske at vedhæfte alle bilag til din rejse samt sikre, at du overholder AAU' regelsæt for repræsentation. Du finder regelsættet her.

Kørsel
Det er merudgiften på din kørsel, som kan refunderes​. Det betyder, at den distance du kører mellem din bopæl og arbejdsadresse, altid skal fratrækkes dine samlede antal kørte kilometer tur/retur​. Ved hjemmearbejdsdage, hvor noget af dagen skal bruges på et kursus eller et møde ud af huset, er det ligeledes kun merudgiften, som kan refunderes​

Din tjenesteadresse er på Aalborg Universitet, og så længe du ikke er beordret til at arbejde hjemme, kan der ikke refunderes mere end merudgiften

Efter oprettelse sendes rejseafregningen/udlægsrapporten til godkendelse ved ØA (Pernille Mejlvang). Hun gennemgår rejsen/udlæget og sender videre til endelig godkendelse hos Rejsekontoret. Er der fejl og mangler ved rejseafregninger/udlægsrapporter, sendes disse retur til opretter til redigering. Der forsøges så vidt muligt at sende en mail til alle medarbejdere, når der foretages ændringer, men for at sikre, at du får besked når ændring/afvisninger foretages, er det vigtigt at "varslinger" er slået til under "mine indstillinger" i RUS2.

Relevante links
Oprettelse af rejseprofil
myCWT rejsebookingsside
"Opret en rejseafregning"
"Opret en udlægsrapport"
Vejledninger generelt
Hotel, Taxi og Konference
Tjenesterejseforsikring
Regelsæt for repræsentation
Kreditkort - AAU medarbejder
ITS Disponeringsark
Kontakt Rejsekontoret eller via oea-rejsekontoret@adm.aau.dk

For spørgsmål vedr. ITS rejser og udlæg, kontaktes Økonomiafdelingen, regnskab-its@adm.aau.dk eller direkte til Pernille Mejlvang Jensen.

Har du booket en rejse, som skal ændres/aflyses, kan dette kun ske ved at kontakte CWT via staten.dk@contactcwt.com eller på telefon +45 33637777

Hvis ikke du kan få pengene refunderet, skal rejsen oprettes, som hvis du havde været af sted, blot med en kommentar.

OBS: Vær opmærksom på, at selv om rejsen er aflyst og refunderet, vil der stadig komme et salgshonorar, som skal oprettes som en rejseafregning.

Arbejdsmiljørepræsentanter virker som kontaktled mellem de ansatte og arbejdsleder i ITS' arbejdsmiljøgruppe og forelægger generelle arbejdsmiljøproblemer for ITS' arbejdsmiljøgruppe

Arbejdsmiljørepræsentantens primære opgave er at samarbejde med arbejdsgiveren om forbedring af arbejdsmiljøet både operationelt‐dagligt og strategisk‐politisk.

Se hvem der er arbejdsmiljørepræsentant for dit team nedenfor

Carina Ollerup Christensen

• IT Sikkerhed og IAM
• Sekretariatet
• DOT

Lasse Ravn

• Alle afdelinger under UDS

Gitte Leander Nielsen

• Alle afdelinger under TSS

Finn Banke

• IT Support

Arbejdsmiljørepræsentant fra Arbejdsmiljøgruppe i ITS' Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (ITS-SA)

• Gitte Leander Nielsen

ITS’ repræsentant i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg I Aau Fælles Service (FSA) 

• Gitte Leander Nielsen

ITS’ repræsentant i Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMI) 

• Ingen på nuværende tidspunkt

Se AFDELINGER OG MEDARBEJDERE I ITS 

ARBEJDSGRUPPE 1 – FRB1 (DOT, SIK, SEKR.)

·      Michael Collin, ledelsesrepræsentant

·       Robert Smith, medarbejderrepræsentant
 

ARBEJDSGRUPPE 2 – FRB1 (TSS)

·       Per Bach Sørensen, ledelsesrepræsentant

·       Gitte Leander Nielsen, medarbejderrepræsentant

·        

ARBEJDSGRUPPE 3 – FRB1 (UDS)

·      Gert Espersen, ledelsesrepræsentant

·       Lasse Ravn, medarbejderrepræsentant

ARBEJDSGRUPPE 4 - TSS (Onsite)

·       Per Bach Sørensen, ledelsesrepræsentant

·       Hossein Gorgin, medarbejderrepræsentant

Handlingsplaner bliver opdateret efter hver møde.
Kontakt din arbejdsmiljørepræsentant for flere informationer eller der mangler en opdatering.

2021

2020

2019

I de lokale arbejdsmiljøgrupper (AMG) holder den lokale arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsleder møde mindst 1 gang om måneden og der arbejdes med arbejdsmiljø sager fra den lokalområde og med henvendelse og forslag fra medarbejder, samt uddelegeret opgaver fra ITS’ Arbejdsmiljøgruppe.

Its' arbejdsmiljøgruppe (AMiG) holder møde minimum 6 gang om året.

Deadline for oplæg til dagsorden er 14 dag inden møder, som sende til Gitte Leander Nielsen eller Michael Collin.

2021

2020

2019

Der er mange opgaver der vedrør det psykisk, socialt, fysisk, kemisk og biologisk arbejdsmiljø, så følgende er vejledende.

• Deltager i planlægning af arbejdsmiljøsarbejdet
• Er nysgerrig og forudser mulige risici fx ved at iagttage det psykiske arbejdsmiljø, foretage runderinger, være opmærksomme på steder, hvor der kan være behov for særlige fremgangsmetoder eller procedurer. Det kan fx være i forbindelse med arbejdspres, støj, ledninger der flyder, arbejdets fordeling, manglende plads, spærrede flugtveje, tunge løft mv.
• Undersøger om arbejdsforholdene her og nu er sundheds‐ og sikkerhedsmæssigt fuldt forsvarlige
• Igangsætter aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici
• Sikre der er information om regler og bestemmelser på arbejdsmiljøområdet herunder ny lovgivning
• Sikre det er klart, hvilke principper for oplæring og instruktion der gælder, og at der bliver kontrolleret, at det bliver overholdt
• Sikre vejledninger til arbejdets udførelse
• Observere om der mangler information både til medarbejdere og ledelse om arbejdsmiljøforhold
• Kontrollerer, at der gives effektiv oplæring og instruktion tilpasset de ansattes behov
• Påvirker den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres sundhed og sikkerhed 
• Sikre god arbejdsmiljøadfærd hos både de ansatte og ledelse
• Melde nærved‐ulykker og utilsigtede hændelser
• Registrer og inddatere arbejdsulykke til AMS
• Undersøger sundhedsskader, ulykker og forgiftninger, tilløb hertil og utilsigtede hændelser og anmelder dem til arbejdsgiveren
• Undersøger årsager til erhvervssygdomme, skader og ulykker, og om der kan iværksættes generelle foranstaltninger, der hindrer gentagelser?
• Udarbejder APV herunder inddragelse af sygefravær
• Udarbejder at den årlige arbejdsmiljødrøftelse

Bestilling af forplejning

Skal du afholde et møde og i den forbindelse bruge forplejning, skal du sende en mail til FRB1 Servicecenter på servicecenter-frb1@aau.dk med følgende oplysninger:

Navn på mødet (formål):
Dato:
Klokkeslæt (både start og slut):
Adresse:
Lokale:
Hvad de ønsker at bestille:
Allergi / vegetarisk / vegansk tilpasning:
Ønskes der service (koster ekstra):
Ønskes levering til lokale eller kølerum (FRB1):
Omkostningssted:
Disp.nr.:
Fulde navne på deltagere (noter ud fra navnet hvis der er tale om en ekstern):

***Hvis forplejning bestilles ifm. sikkerhedsprojekt eller digitaliseringspuljen SKAL den fulde kontostreng til enhver tid medsendes.

OBS: forplejningen SKAL bestilles senest 36 timer før mødestart. I ferieperioder skal det formentlig sendes før. 

Det anbefales at forplejningen bestilles en halv time før mødet starter i tilfælde af forsinkelser.

I udgangspunktet bestilles al forplejning gennem Jespers Torvekøkken eller gennem Foodhub på Innovate, hvor Faculty Club restauranten også har hjemme. Det er KUN muligt at bestille forplejning via ekstern catering, efter skriftlig dispensation fra Flemming Koch - aftalerne herfor kan ses her.

Det er IKKE tilladt selv at bestille forplejning, da det giver udfordringer, når fakturaen skal betales, og at vi derved ikke har kendskab til alle oplysninger vedr, mødet og dets deltagere. Det er derfor vigtigt, at alle bestillinger sendes til servicecenter-frb1@aau.dk

Har du spørgsmål i forbindelse med mødeforplejning, kan du kontakte servicecenter-frb1@aau.dk

ITS har adgang til følgende 2 systemer til reservation af mødelokaler, projektlokaler og seminarrum:

• Lokalereservation (Web-book)
• Booking via Outlook-mødeindkaldelser

Har du spørgsmål i forbindelse med lokalereservation, kan du kontakte FRB1 Servicecenter på servicecenter-frb1@aau.dk

Ofte er der behov for mødelokaler på andre lokationer end AAU. Det kan f.eks. være ifm. et seminar, et møde med eksterne eller et teamarrangement.

AAU har samarbejdsaftaler med flere hoteller og kursussteder fordelt rundt i landet. Du finder både mødepakker, priser og aftaler nederst på siden her.

Ifm. bestilling/reservation af "møder ud af huset", skal ITS-sekretariatet have følgende oplysninger tilsendt:

Navn på mødet/seminaret (formål):
Dato:
Ønsket lokation, f.eks. Scandic Øst:
Krav til udstyr i lokale:
Ønsker til forplejning:
Antal personer:
Fulde navne på deltagere (noter ud fra navnet hvis der er tale om en ekstern):
Evt. omkostningssted:
Evt. projektnummer:
Disponeringsnummer:

I tilfælde af overnatning, skal vi vide hvor mange værelser der ønskes bestilt, samt fulde navn på alle overnattende gæster. Det er et krav fra hotellerne.

Oplysningerne sendes til servicecenter-frb1@aau.dk - har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte førnævnte mailadresse.

Har du eksterne gæster på besøg, skal dit team afholde et teamarrangement med bespisning ud af huset eller skal du af anden årsag benytte dig af et arbejdsrelateret restaurantbesøg, har AAU nogle samarbejdsaftaler hos flere restauranter.

Du kan læse mere om hvilke restauranter der er aftaler med samt hvordan aftalerne lyder, ved at klikke her.

Ifm. bestilling/reservation på restaurant, skal ITS-sekretariatet have følgende oplysninger tilsendt:

Navn på mødet (formål):
Dato:
Restaurant:
Antal personer:
Fulde navne på deltagere (noter ud fra navnet hvis der er tale om en ekstern):
Evt. omkostningssted:
Evt. projektnummer:
Disponeringsnummer:

Oplysningerne sendes til servicecenter-frb1@aau.dk - har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte førnævnte mailadress

Denne side er under kontinuerlig udvikling. Nye skabeloner vil løbende blive lagt til siden. Skabelonerne og deres guides vil blive opdateret.

Skabelonerne er for alle i ITS.

Herunder kan du finde følgende ITS-skabeloner:

• Mødeindkaldelse med dagsorden
• Dagsorden - Word
• Referat - Word
• Præsentation - PowerPoint
• Dørskilte

Mødeindkaldelse med dagsorden - WORD

Til mødeindkaldelser kan der tages udgangspunkts i ITS-skabelon for mødeindkaldelse med dagsorden

Du finder mødeindkaldelses-skabelonen i Word her.

Dagsorden - Word

Til mødebrug kan der tages udgangspunkt i ITS-skabelonen for dagsordener.

Du finder dagsorden-skabelonen i Word her.

Referat - Word

Til mødebrug kan der tages udgangspunkt i ITS-skabelonen for referater.

Du finder referat-skabelonen i Word her.

Notat - word

Til mødebrug og lign. kan ITS-notatskabelonen tages i brug.

Du finder notat-skabelonen i Word her.  

Præsentation - PowerPoint

I PowerPoint skabelonen findes der sider i to forskellige temaer: et i blåt og et i blå-grønt – officielle AAU farver. Ud over farverne er temaerne ens. Begge temaer findes med dansk formatering (DK) og engelsk formatering (EN). Valget mellem den danske og engelske formatering påvirker ting som dato og logo.

Nedenstående guide går ud fra, at du har downloadet den nyeste version af skabelonen til din computer. 

Guide og tips til brug af skabelonen:

• Dobbelt-klik på PowerPoint skabelonen på din computer. Der åbnes en ny fil som skal gives et nyt navn og gemmes. Skabelonen vil forblive uberørt.
• Brug knappen 'Nyt Dias' under fanen 'Startside' for at få et overblik over hvilke mulige dias du kan indsætte. Vælg og indsæt derefter et dias der passer til det indhold, du ønsker at fremvise. Jeg har forsøgt at give diasene beskrivende navne. Under ’Nyt Dias’ indikerer Overskrifterne ’ITS Dansk / Engelsk’, hvilket sprog diasene er egnede til.
• Brug skabelonens dias som du ønsker. Navnene og beskrivelserne er blot vejledende.
• Klik på et tekst-felt og skriv din tekst. Teksten kan formateres med samme metoder som fx i Word.
• Indsætter du billeder, bør du sørge for, at de følger layoutet - de præsenterer sig bedst, hvis de følger de eksplicitte og de imaginære linjer i layoutet. Giv dem gerne 'luft' (tomt område) omkring sig, hvis muligt. Du kan med fordel også bruge rammer om billederne, hvis der er fare for at de ’smelter sammen’ med hinanden eller grafikken. ’SmartArt’ er velegnet til dette formål – mere herom i næste punkt.
• Brug gerne ’SmartArt’ – findes under fanen ’Startside’ og derunder ’paragraf’ området. Det er en slags automatiseret layouter til indhold. Du taster blot nogle punkter (eller indsætter nogle billeder) i et dias, markerer indholdet og klikker på ’SmartArt’ knappen. Du bliver præsenteret for nogle muligheder. Før musen over en mulighed og se effekten med det samme. I bunden kan du med fordel finde flere gode muligheder. Indsætter du SmartArt vises det i de officielle AAU farver.
• Opnå en lavere hierarkisk placering af tekst via denne knap under fanen ’Startside’ og derunder ’paragraf’ området. Knappen til venstre ændrer til højere hierarkisk placering. Dette er især brugbart i lister og SmartArt.
• Ønsker du, at et tekstfelt fremstår tomt på et dias, lader du bare den præ-indsatte tekst stå. Den præ-indsatte tekst vil aldrig blive vist i præsentationen, når den fremvises.

Billeder fra præsentation-skabelonen - klik:

Download PowerPoint-skabelonen til præsentationer:
ITS-Præsentation-v3-2013-11-12.potx
 
Download guide til PowerPoint-skabelonen til præsentationer:
ITS-Præsentation-Guide-v3-2013-11-12.pdf

Dørskilte - en,to eller flere personer

Når medarbejdere skifter kontor eller medarbejdere stopper/starter, er det nu muligt selv at hente skabelonerne til nye dørskilte.  Der er skabeloner til:

• ​Én person
• To personer
• Flere personer

OBS: Siden er ikke opdateret - kontaktperson, Marianne Fuglsang Welling Farsinsen

Bestilling af varer i ERP

Teamleder/leder bevilger indkøbet og opretter en disponering i ITS's disponeringsark for den enkelte afdeling. Disponeringsnummeret anvendes i ERP som varebeskrivelse, så vi altid har mulighed for at identificere indkøbet ifm. afstemning af faktura.

I ERP vælges varen.
De enkelte indkøb foretages ud fra de forskellige guides. 

Teamleder/leder godkender bestillingen i i ERP.

Rekvirent (bestiller) foretager varemodtagelse, når varen er modtaget.

For adgang til at indkøbe i ERP, skal der sendes en mail med en godkendelse fra leder til hr-its@its.aau.dk og adgang vil tildeles via IDM. 

Her kan du læse om, hvordan du kan rekvirere kontorartikler/kontorhold.

Hvis du mangler kontorartikler, findes disse enten i kontorlageret på FRB1, lok. A.-1.23 eller ved at kontakte servicecenteret. Hvis du sidder på KST3 eller Rendsburggade skal du kontakte Anja Mørck Bredal, da hun ved hvem der kan bestille for de adresser. Servicecenteret bestiller udelukkende til FRB1.

Vi bestiller som regel kontorartikler en gang om ugen eller efter behov. Varene leveres enten tirsdag eller fredage, så frem de er bestilt senest dagen før, inden kl. 11.00.

Kontorartikler bliver bestilt hjem igennem vores indkøbsaftale med Lyreco - du kan se deres produkter på deres hjemmeside. Ved særlige ønsker, bedes du notere dig varenummeret.

Har du spørgsmål i forbindelse med kontorartikler, kan du kontakte servicecenteret på servicecenter-frb1@aau.dk 

Hvis du som medarbejder har brug for et nyt skrivebord, kontorstol, reol eller lignende, skal du have en godkendelse samt et disponeringsnummer af din nærmeste leder, inden du retter henvendelse til servicecenteret.

Når dit ønske er godkendt skriver du en mail til FRB1 Servicecenter på servicecenter-frb1@aau.dk, hvor du fortæller, hvad du mangler samt opgiver det disponeringsnummer, som du har fået fra din leder.

Der bestilles primært kontormøbler fra ScanOffice A/S, hvor katalog, kontaktoplysninger, mv. kan findes her.

Campus Service oplyser på nuværende tidspunkt om leveringstider på op til 3 måneder, men ScanOffice sender altid en ordrebræftelse med forventet leveringsuge, hvor du kan se den forventede leveringstid på netop dit køb.

Standard kontorstole har vi pt. på lager og afhentes på FRB1 eller sendes til anden adresse efter aftale med Camilla Gæraa Yag Larsen.

OBS: Campus Service skal pt. være inde over alle ønsker til møbelændringer på FRB1 (ikke kontorstole), for at sikre en ensrettet indretning.

Har du spørgsmål i forbindelse med kontormøbler, kan du kontakte servicecenter-frb1@aau.dk. 

Den 1. hverdag i hver måned, skal der sendes en mail til regnskab-its@adm.aau.dk, hvis der skal foretages frikøb på en medarbejder. 

Her skal der oplyses følgende: 

• Medarbejder navn
• Måned
• Projektnr. 
• Evt. analyse nr. 
• Hvis det er eksternt finansieret projekt, skal vi vide hvilke dage timerne er lagt.
• Samlet antal ønsket frikøbstimer. OBS hvis det er et eksternt projekt (UK 95), skal timerne placeres på de aktuelle dage.
• Hvis afsender af mailen ved at medarbejderen der skal frikøbes er på nedsat tid, vil det være en stor hjælp, hvis dette også fremgår af mailen. 

Det kan ikke forventes at frikøb sendt efter den 1. hverdag i måneden bliver medtaget i den måned. Dog gør vi naturigvis hvad vi kan for at få alt med indenfor de muligheder vi har. 

Alt fast frikøb bliver som udgangspunkt tastet udmidbart efter den 7. i hver måned. 

For at kunne oprette en intern handel (intern AAU-faktura), skal alle oplysninger være på plads fra begyndelsen, så unødig ventetid undgås. Følgende oplysninger skal derfor sendes til regnskab-its@adm.aau.dk

1) Hvilken ydelse der er tale om:

• Salg af drift imellem afdelinger - hvilke?
• Billeje

2) Skal ITS modtage pengene, eller skal ITS opkræves for pengene?

3) Præcist beløb i DK

4) Økonomiansvarlig hos sælger/køber (modparten, som skal modtage fakturaen - BEMÆRK, det kan godt være en anden person end ham/hende du har haft kontakten til)

5) Detaljeret beskrivelse af ydelsen – er vigtig i forhold til konteringen

6) Oplysning om omkostningssted:

• 26001    ITS
• 26002    Digitalisering og Transformation
• 26003    Teknologi og Sourcing
• 26004    Udvikling og Digitale Services
• 26005    Support
• 26006    Sikkerhed
• 26007    Claaudia
• 26008    Projekter / campuslicenser
• 26016    Det administrative spor (AL)
• 26018    DSUR - Digitaliseringsaktiviteter
• 26019    SRFI - Digitaliseringsaktiviteter
• 26020     ISU

7) Oplysning om evt. projektnummer

Har du spørgsmål i forbindelse med intern handel på AAU, kan du kontakte regnskab-its@adm.aau.dk

ITS har følgende 2 EAN-numre til rådighed:

57 98 000 43 29 87 - AAU It Services

57 98 000 43 30 45 - AAU It Services - Support /Indkøb

Her kan du læse om, hvordan du skal forholde dig, hvis du uheldigvis får stjålet udstyr på arbejdspladsen

1. Find serienummeret på udstyret (spørg den, der indkøbte/registrerede udstyret i sin tid)
2. Gå ind på politiets hjemmeside og meld udstyret stjålet
3. Send kvittering for anmeldelsen til den, der indkøbte/registrerede udstyret i sin tid (vedkommende registrerer AAU-nummeret til stjålet)
4. Undersøg med egen forsikring om mulighed for dækning – evt. dækning overføres til AAU
5. Anmod nærmeste leder om lov til at købe nyt udstyr

Indholdet er først og fremmest tiltænkt medarbejdere i afdelingen Projekt og udvikling (P&U). Her kan du regne med at finde information om tiltag, der er prioriteret ift. implementeringen af persondataforordningen (GDPR) pr. 25. maj 2018, samt øvrige nødvendige tiltag til iværksættelse løbende efter den 25. maj. Indholdet vil blive udbygget med mere info. Har du rettelser, input eller feedback til selve siden, kontakt Merete L. Madsen.

Hvilke tiltag er prioriteret klar til d. 25. maj?

Hvordan er vores proces for softwareudvikling?

En udførlig beskrivelse af proces for softwareudvikling kan findes på Confluence

Har du akut behov for mere info om udviklingsprocessen, kontakt Bo Hvass Pedersen.

Hvordan ser vores teststrategi ud?

Teststrategien er ved at være i mål. Et link vil snart kunne findes her. Har du akut behov for mere info om teststrategien, kontakt Gert Espersen.

Deployment

Se nærmere om deployment på Jira

Efter den 25. maj vil følgende blive realiseret løbende

Hvilke risici er identificeret?

Hvor kan jeg finde mere info?

AAU Håndbog http://www.haandbog.aau.dk/dokument/?contentId=348312

Informationssikkerhed http://www.informationssikkerhed.aau.dk/

Persondata på AAU http://www.informationssikkerhed.aau.dk/persondata

Hvad er persondata

Læs dokumentation omkring GDPR-tiltag i POS her

Proces for softwaretest

FAQ - et link vil snart kunne findes her.

ITS udgiver hver måned en rapport, som tager temperaturen på, hvordan vi klarer os på en række parametre. Rapporterne kommer bl.a. omkring status på support, projekter, drift og økonomi samt et månedligt tema, hvor et udvalgt emne foldes yderligere ud. Se alle månedsrapporter her.

Årligt måler AAU’s arbejdsmiljøsektion på trivslen hos alle AAU’s ansatte og får derved frembragt et ”trivselsbarometer”.

Trivselsbarometeret bygger på ni spørgsmål, alle medarbejdere får tilsendt, og opgørelserne kan læses både overordnet for hele AAU, på Fælles Service-niveau, ITS-niveau og ITS-afdelingsniveau.

Herunder kan du finde de forskellige resultatrapporter for de forskellige niveauer og for forskellige år.